Помощник ивент-менеджера

Компания Visiology разрабатывает продукты для аналитики и визуализации данных и является лидером российского рынка BI-систем. Наши клиенты — крупнейшие российские компании и госструктуры, а партнёры — ведущие вузы страны (МГУ, ВШЭ, РЭУ им. Г. В. Плеханова) и системные интеграторы Первый Бит, КРОК, GlowByte, Softline

Мы активно внедряем новые маркетинговые форматы, проводим собственные и партнёрские ивенты, и сейчас усиливаем направление мероприятий.

Мы ищем помощника ивент-менеджера, который будет отвечать за закрытие широкого круга операционных задач — рассылки, логистика материалов и стендов, контроль на площадке, деловая переписка по шаблонам, администрирование протоколов и т.д.

Обязанности и задачи:

• Подготавливать и отправлять рассылки по шаблонам (делегатам внешних мероприятий, внутренним командам, отделу продаж и др.).
• Составлять и отправлять деловые письма: кто едет, куда, когда, инструкции по участию.
• Организовывать отправку маркетинговых материалов и стендов на площадку: сопроводительные письма, заказ курьера/грузчиков (Яндекс.Доставка/Курьер и т. п.).
• Выезжать на площадку для контроля: проверить прибытие стендов и материалов, базовая координация на месте.
• Заказывать расходные материалы по предоставленным контактам; следить за наличием и своевременным пополнением.
• Готовить и рассылать внутренние протоколы встреч по шаблону.
• Вести статусы и сроки задач в Week по чек-листам.

Ожидания:

• Грамотный, вежливый письменный русский, уверенное деловое общение; умение работать с шаблонами писем.
• Внимательность к деталям (полнота и корректность информации в рассылках/письмах).
• Пунктуальность и дисциплина по дедлайнам, самостоятельность в выполнении задач по инструкциям.
• Стрессоустойчивость, готовность оперативно подключаться к задачам.
• Готовность к выездам на площадки по календарю мероприятий.
• Базовые цифровые навыки: почта, Google Docs/Sheets/Calendar; работа в таск-менеджере Week​​​​​​​.

Условия:

• Команда: руководитель отдела маркетинга, контент-менеджер, ивент-менеджер, вы (помощник), администратор по документообороту.
• Формат: гибрид; офисные дни — вторник и четверг (совпадают с графиком ивент-менеджера); выезды на площадки по необходимости.
• Онбординг: подробные инструкции и чек-листы в Week; задачи ставятся с чёткими дедлайнами; поддержка от ивент-менеджера.
• Режим ивентов: монтаж/демонтаж могут приходиться на вечер/раннее утро, возможна работа в выходные — с отгулом.
• Работа в штате аккредитованной ИТ-компании, полное соблюдение законодательства.
• Уровень дохода обсуждается на собеседовании.
• Компенсация затрат на мобильную связь и транспорт.