Офис-менеджер

Обязанности:
В проектную группу "СовременноеПроектирование" требуется офис-менеджер

1. Организационные вопросы;

2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;

5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем

8. Вести учет и регистрацию договоров.

9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

10. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

11. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

12. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Копировать документы на персональном ксероксе.

14. Исполнять иные поручения непосредственного руководителя.

Требования:

• Опыт работы в должности секретаря, офис менеджера или в сфере строительства;
• Хорошее знание компьютера, программ, интернет,
• Четкая поставленная и грамотная речь;
• Легкообучаемость, активность, скорость в принятии решений, исполнительность.

• Оформление согласно ТК РФ
• График работы пятидневка с 08.00 до 17.00