Персональный ассистент руководителя

Вакансия Персонального ассистента акционера

Эта роль подойдет человеку с высоким уровнем личной ответственности, стрессоусточивости, в высоком темпе, без страха перед сложными задачами и требовательным руководителем.

О компании: крупная российская инвестиционно-консалтинговая группа

Обязанности:

Сопровождение жизни семьи 80% задач

• Организация и контроль исполнения личных поручений;
• Планирование частных поездок и командировок:

1. бронирование авиабилетов (полный анализ вариантов маршрута с предложением оптимальной стоимости и логичными стыковками, знание как быстро изменить маршрут с учетом форс-мажорных ситуаций);
2. бронирование отелей (умение подобрать наиболее подходящие варианты размещения с исчерпывающей информацией о номерном фонде, и предоставляемых услуг отелем);
3. координация трансферов, заказ vip-залов, ресторанов, спа-услуг;
4. регистрация на спортивные мероприятия в России и за рубежом.

• Взаимодействие с банками, страховыми, клиниками, поставщиками услуг;
• Ведение графика и контроль личных счетов, оплат за обучение, возмещение мед.услуг по страховке;
• Заказ подарков, цветов, дорогого алкоголя для поздравление друзей и партнеров;
• Онлайн покупки с доставкой по миру;
• Заказ и контроль бытовых и сервисных услуг (доставки, ремонт);
• Взаимодействие с личным и корпоративным окружением: от водителей и помощников до топ-менеджеров и партнёров;
• Решение нестандартных, срочных и чувствительных задач, часто в режиме многозадачности и с ограниченным временем на выполнение.

Бизнес 20% задач

• Полное административное сопровождение акционера;
• Организация расписания, встреч, совещаний, контроль календаря;
• Контроль исполнения поручений, сбор и структурирование информации.

Требования:

• Высшее образование;
• Английский язык в совершенстве (устно и письменно);
• Опыт работы в административной поддержке первых лиц компаний от 6 лет;
• Уверенный опыт в трэвел поддержке (организация поездок зарубежом, бронирование отелей, посещение мероприятий и др);
• Умение работать с документами, договорами;
• ПК – опытный пользователь;
• Высокая организованность и уровень самодисциплины, исполнительность, внимательность, аккуратность, грамотная речь, пунктуальность;
• Зрелость, эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость;
• Готовность работать продуктивно, инициативность, решение нестандартных ситуаций

Условия:

• Достойный уровень оклада;
• Все по ТК, все в белую;
• ДМС после прохождения испытательного срока;
• Работа полностью в офисе, готовность быть на связи вне офиса;
• График: с Пн по Пт, с 10 до 19;
• Испытательный срок - 3 месяца;
• Развитая корпоративная культура, близкая к высоким западным стандартам