Офис-менеджер

Алматы, проспект Абая, 52В

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

открывать и закрывать офис в установленное время; распределять телефонные звонки; организовывать приёмы посетителей; подготавливать офисные мероприятия (совещания, заседания, конференции); координировать трудовую деятельность офисных работников; оперативно руководить персоналом; осуществлять контроль текущего делопроизводства; осуществлять функцию составления писем, приказов, протоколов, совещаний, контролировать материальное обеспечение деятельности офиса, включая канцтовары и другие расходные материалы, оргтехнику, обеспечение служащих питанием и питьевой водой и т. д.

Требования:

Опыт работы офисного управления или административной поддержки не менее 1 года.
Отличные навыки коммуникации и умение эффективно общаться с сотрудниками на всех уровнях.
● Умение слушать и решать проблемы, возникающие в офисе.
● Ведение письменной корреспонденции с государственными и международными партнерами, донорскими организациями;
● Высокая организованность и умение управлять несколькими задачами одновременно.
● Способность планировать и управлять ресурсами офиса.
● Умение разрабатывать и следить за графиком работ.
● Умение решать логистические вопросы
● Опыт работы с офисными программами, такими как Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) или аналогичными.
● Знание программы управления проектами для отслеживания задач и мониторинга прогресса проекта (например, Trello, Jira и т.д.).
● Способность эффективно работать в команде с разными участниками коллектива.
● Готовность помогать коллегам и делиться информацией.
● Высокая степень ответственности за выполнение своих обязанностей.
● Надежность и пунктуальность в соблюдении сроков и правил работы.
● Способность анализировать сложные ситуации и принимать решения, опираясь на логическое мышление.
● Умение быстро реагировать на изменения и решать проблемы, возникающие в работе офиса.
● Понимание основных аспектов офисной деятельности, включая управление документами, организацию рабочих мест и поддержку офисных систем.
● Умение работать с бухгалтерской отчетностью
● Умение осуществления закупки