Офис-менеджер / Ассистент руководителя

Ищем надежного, энергичного и проактивного человека, которому нравится поддерживать порядок, решать разнообразные задачи и быть "двигателем" офисной жизни. Это роль для того, кто любит, когда всё работает как часы, готов оперативно реагировать на запросы и ценит позитивную атмосферу в команде.

Офис-менеджер у нас — это ключевой человек, который обеспечивает бесперебойную работу офиса, берет на себя рутину и оперативно решает возникающие вопросы, освобождая время команды и руководства для основных задач.

Офис-менеджер / Ассистент руководителя (Многофункциональная роль)

Описание задач:

• Управление документооборотом: Прием, отправка, контроль оригиналов документов (включая валютный контроль), систематизация документов по папкам, подготовка корреспонденции, ведение табеля учета рабочего времени.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: Решение всех административно-хозяйственных вопросов: заказ канцелярии, воды, еды, кофе, организация уборки (коммуникация с клинингом, контроль качества), обеспечение работоспособности оргтехники (заправка принтеров, замена картриджей, решение мелких неполадок).

• Выполнение поручений: Оперативное выполнение разноплановых поручений руководства и сотрудников:

  • Личные: запись к врачу, заказ билетов, организация личных поездок (логистика, проживание).

  • Деловые: организация командировок (билеты, отели, трансферы), сопровождение деловых поездок.

  • Курьерские: доставка/получение документов, подарков, покупка и доставка необходимых вещей.

  • Организационные: поиск и бронирование площадок для мероприятий, заказ корпоративных подарков для сотрудников, организация внутренних событий.

• Коммуникация и поддержка: Взаимодействие с подрядчиками (бухгалтерия, клининг, поставщики услуг), предоставление необходимых документов (справки о регистрации и пр.) по запросам клиентов или контролирующих органов. Помощь сотрудникам в решении мелких офисных вопросов.

Требования к кандидатам:

• Высокая организованность и исполнительность: Умение систематизировать задачи, расставлять приоритеты и доводить поручения до результата.

• Проактивность и самостоятельность: Способность видеть задачи, брать инициативу в решении рутинных вопросов и находить решения без постоянного контроля.

• Отличные коммуникативные навыки: Умение четко и доброжелательно взаимодействовать с разными людьми (руководство, коллеги, подрядчики, курьеры).

• Стрессоустойчивость и многозадачность: Способность работать в режиме множества мелких и срочных задач, сохраняя спокойствие и внимательность.

• Ответственность и надежность: Пунктуальность, честность, готовность нести ответственность за порученную зону.

• Техническая грамотность: Уверенное пользование ПК, офисными программами (MS Office, Google Docs), интернетом, оргтехникой. Готовность осваивать внутренние системы.

• Позитивное отношение и лояльность: Ключевое требование: Партнерское отношение к руководству и компании, нацеленность на помощь команде и создание комфортной рабочей атмосферы.

Приветствуется:

• Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, ассистент, администратор).

• Навыки базового документооборота.

• Наличие водительского удостоверения категории B.(разъездной характер работы)

Что предлагаем:

• Стабильность и надежность: Работа в активно развивающейся компании с понятными перспективами.

• Разнообразие и востребованность: Многофункциональная роль, где каждый день приносит новые задачи и нет места скуке. Ваша работа будет реально важна для каждого в офисе.

• Комфортные условия: Современный офис, позитивная и профессиональная команда.

• Возможности для роста: Развитие административных и организаторских навыков под руководством опытных коллег.

• Социальный пакет: Абонемент в фитнес-клуб «Адреналин» (Дана Центр).