Офис-менеджер / Специалист по административно-хозяйственной работе

Компания "НПС Скоростные технологии" (НПС СТ) – международный инжиниринговый центр полного цикла, созданный на базе центра разработок и внедрения новых технологий транспортной инфраструктуры. Основные направления деятельности: комплексная разработка продуктов и систем, патентование, проектирование и расчеты, сертификация, производство, контроль монтажа и настройка пути. Компания занимается проектированием, поиском и омологацией передовых технических решений для транспортной инфраструктуры. Все мировые решения адаптируются под условия эксплуатации в РФ. НПС СТ - это компания с развитой международной сетью и доступом к передовым технологиям, успешно реализует проекты за счёт привлечения ведущих мировых экспертов на каждом этапе сотрудничества.

Приглашаем на работу Офис-менеджера - позитивного коллегу, который будет поддерживать атмосферу гостеприимства в нашем замечательном офисе :)

Обязанности:

1. Администрирование жизнедеятельности офиса:

• формирование бюджета и смет на жизнеобеспечение офиса и хозяйственные расходы;
• мониторинг рынка поставщиков товарно-материальных ценностей, услуг и работ, связанных с жизнеобеспечением офиса, оптимизация расходов;
• взаимодействие с контрагентами по вопросам жизнеобеспечения офиса (поиск контрагентов, заключение договоров, контроль оплаты счетов, контроль получения закрывающих документов);
• взаимодействие с администрацией Бизнес центра для решения вопросов, связанных с арендой помещений и исправной работы систем, ремонтно-хозяйственному обслуживанию (оформление заявок, контроль исполнения);
• организация изменений / улучшений офисного пространства, при необходимости контроль исполнения работ по дизайну, ремонту офисных помещений;
• участие в инвентаризации имущества организации;
• решение вопросов связанных с паркингом, контроль оплат счетов;
• заявки и прием груза через грузовой терминал.

2. Обеспечение бесперебойной работы офиса:

• своевременное оснащение офиса необходимой техникой и мебелью;
• своевременный заказ канц. принадлежностей, бумаги, воды, чай/кофе и др.;
• контроль порядка и чистоты в офисе, контроль работы клининговой службы;
• оформление пропусков (гостевых и постоянных), встреча гостей.

3. Ведение документооборота:

• прием / регистрация / сортировка входящей, исходящей корреспонденции;
• travel поддержка: бронирование авиа, ж/д билетов и гостиничных услуг для командировок сотрудников;
• контроль первичных бухгалтерских документов (счет, счет-фактура, акт выполненных работ, акт приема-передачи, товарная накладная, УПД);
• выставление счетов по запросу бухгалтерии;
• выполнение других поручений непосредственного руководителя и генерального директора.

• опыт работы офис-менеджером / секретарем офиса / администратором офиса от 2х лет;
• знание первичной бухгалтерской документации;
• понимание стандартных административно-хозяйственных процессов;
• понимание процедуры и процессов закупок;
• навыки эффективного взаимодействия с контрагентами;
• высокие коммуникативные навыки, договороспособность;
• внимательное отношение к коллегам и гостям, ответственный подход к делу, доброжелательность;
• уверенное владение Word, Excel, желателен Power Point

• комфортабельный офис в Москва-Сити, БЦ "Северная Башня", м. Деловой Центр
• официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• уровень заработной платы обсуждаем на собеседовании;
• рабочий день 5/2: понедельник-четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 16.45 (суббота, воскресенье - выходные);
• ДМС с возможностью прикрепления родственников;
• бесплатно в офисе: вода, чай, кофе, молоко;
• корпоративные скидки на занятия фитнесом (World Class и др.) и английским языком;
• возможность участия в крупномасштабных федеральных проектах развития транспортной инфраструктуры, не имеющих аналогов в России;
• возможность дальнейшего профессионального развития и продвижения.