Офис-менеджер / Ассистент руководителя

ООО "РС Групп" реализует комплексные проекты снабжения для нефтегазового сектора — от поиска оборудования до ввода в эксплуатацию. Обеспечиваем поставки специализированной техники, материалов, выполняем шеф-монтажные работы и организуем логистику по РФ. Наша цель — предоставление эффективных, технологичных решений "под ключ" для объектов добычи, транспорта и переработки.

Находимся в поиске "заряженного" офис-менеджера:

Обязанности:

• Административная поддержка Руководителя:

  • Полное ведение рабочего календаря Генерального директора (планирование, корректировка).

  • Организация встреч, совещаний (внутренних и внешних), включая бронирование переговорных и обеспечение coffee break.

  • Протоколирование планерок и оперативных совещаний, доведение решений до исполнителей.

  • Подготовка и оформление писем, приказов, распоряжений по поручению руководителя.

  • Проверка корректности оформления документации, поступающей на подпись Руководителю.

  • Организация командировок (билеты, проживание, визы), оформление авансовых отчетов.

• Поддержка функционирования офиса:

  • Обеспечение рабочего состояния приёмной, кабинета ГД и переговорных комнат (канцелярия, порядок, техника).

  • Ведение бумажного документооборота приёмной ГД: регистрация, учет, хранение, архивирование.

  • Замещение делопроизводителя (полный функционал) в период отпусков и больничных.

  • Работа с курьерскими службами и «Почтой России» (отправка/получение корреспонденции, отслеживание).

  • Управление корпоративными счетами: работа в ЛК сотовых операторов, банков (запросы, оплаты), Контур-Диадок (электронный документооборот).

  • Оформление пропусков для сотрудников.

• Коммуникации и взаимодействие:

  • Эффективное взаимодействие со всеми подразделениями компании для решения оперативных вопросов.

  • Взаимодействие с другими организациями холдинга и внешними контрагентами (согласование встреч, обмен информацией).

Требования:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора офиса или ассистента руководителя от 1 года.

• Навыки ведения деловой переписки (электронной и бумажной).

• Умение самостоятельно составлять проекты деловых писем и других документов "с нуля".

• Высокий уровень самоорганизации, внимательности к деталям и многозадачности.

• Высокая стрессоустойчивость и умение работать в условиях сжатых сроков.

• Навыки протоколирования встреч.

• Уверенное пользование ПК: MS Office (Word, Excel).

• Опыт работы с системами электронного документооборота (Контур-Диадок или аналоги).

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык).

• Доброжелательность, коммуникабельность, умение выстраивать конструктивное общение.

Будет преимуществом:

• Опыт организации командировок.

• Знание основ делопроизводства.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ.

• Конкурентная и своевременная оплата труда (обсуждается по итогам собеседования).

• График работы: 5/2 с 8:30 до 17:30.

• ДМС (добровольное медицинское страхование) предоставляется после успешного прохождения испытательного срока.

• Работа в стабильной компании.