Офис-менеджер (секретарь)

ООО «С-Технолоджис» - быстрорастущая технологическая компания, развивающая собственную линейку контрольно-измерительных приборов VESNA. В этом году мы выходим на рынок и планируем в ближайшие 5 лет войти в топ-3 производителей контрольно-измерительных СВЧ приборов на российском рынке.

Мы ищем в свою команду коллегу на должность: Офис-менеджер (секретарь)

Что мы предлагаем:

• Работа в сплоченной команде профессионалов, где есть возможность получать новый опыт и развиваться
• Полностью официальную заработную плату – работа с конвертами не наш стиль;
• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Офис в современном бизнес-центре в пешей доступности от ст.м. Шаболовская / Октябрьская;
• Конкретный уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании.

Мы ищем человека, который будет в нашем офисе:

• Заботиться об обеспечении сотрудников всем необходимым - собирать заявки от сотрудников и закупать канцелярские товары и расходные материалы, офисную технику и следить за ее состоянием, обустраивать рабочие места.
• Закупать бытовую химию, продукты на офисную кухню (чай, кофе, мороженое и фрукты), выкладывать по мере необходимости.
• Заказывать пропуска.
• Встречать гостей и партнеров, сопровождать и обеспечивать их комфортное пребывание в офисе (организация чая / кофе / доступом к Wi-Fi).
• Оформлять и отсылать деловую корреспонденцию, взаимодействовать с курьерскими службами и Почтой России.
• Следить за порядком на рабочих местах, офисной кухне, ухаживать за офисными цветами.
• Организовывать работу подрядчиков в части уборки, ремонта, настройки техники.
• Регистрировать входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию (письма, коммерческие предложения, документы от партнеров).
• Организовывать внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте.
• Принимать и распределять входящие звонки.
• Управлять расписанием переговорной, организовывать и сопровождать встречи и деловые переговоры.
• Заниматься организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.).
• Помогать с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего).
• Печатать, сканировать и отправлять документы по запросу сотрудников вне офиса.
• Заниматься заказом и распределением корпоративной маркетинговой продукцией (визитки, ежедневники, подарки и другой мерч) – согласовывать макеты, заключать договоры, запрашивать цены у поставщиков и исполнителей, совместно с маркетологом.
• Печатать материалы о компании (презентации / письма) и брошюровать их.
• Работать в системе CRM.
• Помогать бухгалтеру в закрытии ежеквартальной отчетности – собирать оригиналы недостающих документов, распечатывать электронные документов из ЭДО и сортировать их по папкам.
• Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
• Снимать фото и видео контент о жизни нашего офиса для социальных сетей (совместно с отделом маркетинга).

Для нас важно, чтобы:

• Вы знали базовые функции Word, Excel.
• Вы могли грамотно излагать свои мысли как тезисно, так и развернуто.
• Вы знали основы делового общения, в т.ч. составления писем.
• Вы умели планировать свое рабочее время и ответственно подходить к выполнению поручений, умели расставлять приоритеты.
• Вы были дружелюбны и открыты в общении, доброжелательны и тактичны с коллегами и гостями нашей компании.
• У Вас было желание учиться новому, и Вы быстро обучались.

Для нас Офис-менеджер – это человек, который является буквально лицом компании, как внутри офиса, так и снаружи. Мы заботимся о своей команде и наших партнерах, поэтому для нас важно, чтобы наших гостей тепло встречали и к нашим сотрудникам были внимательны. Мы ищем человека, который разделяет наши ценности – кто понимает, что такое дисциплина и ответственность, кто ценит свое время и время коллег и всегда возвращается с обратной связью, открыт в общении, надежен и кому можно довериться.

В нашей команде не стыдно чего-то не знать - если что-то из наших требований Вам непонятно или Вы не умеете этого делать, мы объясним и научим. У нас амбициозные планы, будем рады если наши планы совпадут с Вашими!