Бизнес-ассистент

ARCH(E)TYPE — междисциплинарное архитектурное бюро. Над каждым проектом мы работаем в команде, что позволяет критически смотреть на задачи с разных точек зрения, сохраняя внимание к каждой детали.
Объединяя экспертизу из различных дисциплин, мы создаем целостные и исключительные проекты, которые преобразуют пространства, вдохновляют людей и улучшают жизнь

Сейчас мы находимся в поиске Бизнес-ассистента руководителя — профессионала, который который возьмет на себя комплексную поддержку как бизнес-процессов, так и личных связей руководителя. Эта роль идеально подойдет инициативному специалисту, который способен не только эффективно управлять текущими задачами руководителя, но и развивать его личные связи для достижения стратегических целей компании. Мы ищем человека с высоким уровнем профессионализма, ответственности и умением работать в динамичной среде.

Обязанности:

• Ведение и актуализация CRM-системы контактов руководителя: систематизация информации, обновление данных;
• Организация поздравлений, подарков и деликатное поддержание личных контактов руководителя: подготовка персонализированных писем и сообщений на русском и английском языках, поздравления, напоминания о важных событиях, оказание помощи в решении вопросов;
• Контроль логистики по отправке подарков и писем: координация курьерских служб, отслеживание доставок, решение возникающих проблем;
• Активное взаимодействие с личным ассистентом руководителя: согласование задач, получение обратной связи, совместное решение вопросов;
• Подготовка и организация встреч руководителя: ведение календаря, подготовка протоколов и материалов;
• Оперативное решение бизнес-задач: управление задачами в рамках текущих приоритетов;
• Поддержка Travel-процессов: оформление документов, визовая поддержка, работа с банками;
• Работа с почтой, телефонными номерами и документацией руководителя;
• Поиск и систематизация информации по запросам руководителя;
• Обеспечение постоянной связи (24/7) для оперативного реагирования на текущие задачи.

Полезный опыт:

• Опыт работы с CRM-системами и ведением базы контактов;
• Навыки деловой переписки на русском и английском языках (уровень английского языка B2 или выше);
• Умение организовывать логистические процессы (отправка подарков/документов);
• Личные качества: ответственность, исполнительность, пунктуальность, инициативность, проактивность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
• Конфиденциальность: строгое соблюдение конфиденциальности информации о личной и профессиональной жизни руководителя и его контактов – обязательно;
• Готовность непрерывно быть на связи.

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ и график работы 5/2 с 10:00 до 19:00 с часовым перерывом на обед (в остальное время важно быть на связи).

• Зарплата в рынке: готовы идти навстречу кандидату в его пожеланиях, если они коррелируют с опытом и навыками.

• Возможность гибридного формата работы;

• Аутентичное рабочее пространство: офис в историческом здании в самом сердце Москвы (Красный октябрь, Берсеневская набережная).

• Современное техническое оснащение: мы работаем на макбуках.

• Профессиональный рост и развитие: мы поддерживаем непрерывное обучение, предлагая корпоративную библиотеку, посещение выставок и воркшопов, участие в пятничных бранчах с открытым лекторием и презентациями проектов.

• Команда единомышленников: работа в атмосфере взаимопомощи и доверия, где ценят честность, открытость и ответственность.
  
  До встречи в ARCH(E)TYPE!