Помощник руководителя (делопроизводство)

Москва, Большой Предтеченский переулок, 15/8с1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планирование рабочего дня и графика на неделю;
Информирование и напоминание о важных мероприятиях и датах;
Обеспечение подготовки мероприятий и встреч, подготовка необходимых материалов, информирование участников;
Контроль исполнения обозначенных руководителем поручений, этапов реализации приоритетных проектов;
Анализ входящей корреспонденции, включая электронную почту с маркировкой приоритетных документов;
Составление писем, тезисов, текстов поздравлений;
Прием предложений и обращений сотрудников с целью их структуризации с последующим докладом руководителю для принятия решения о рассмотрении;
Проведение встреч и телефонных переговоров по поручению руководителя;
Ведение контрольно-регистрационной базы о контрольных поручениях (пациентах);
Организация эффективного делопроизводства и документооборота (подготовка, оформление, обработка и хранение документов) входящего, исходящего, внутреннего потоков (письма, приказы, распоряжения, доверенности, служебные записки в бумажном и в электронном виде и т.д.);
Составление номенклатуры дел;
Передача для исполнения необходимой документации от руководителя;
Ведение электронной базы документов;
Работа с офисной техникой, копирование, брошюрование документов, сканирование, размещение скан-копий на информационном ресурсе, оформление электронных образцов;
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации;
Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации, подготовка презентаций и сводных отчетов;
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства;
Подготовка организационно распорядительных документов;
Работа в системе электронного документооборота Правительства Москвы;
Регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения;
Оформление доступов к информационным системам сотрудникам.

Требования:

Высокий уровень владения МосЭдо (Обязательно!!!);
Высшее образование;
Опыт работы от 1 года;
Свободное владение MS Office (Word, Excel, OutLook, PowerPoint и т.д.);
Успешный опыт автоматизации рабочих процессов;
Высокий уровень знаний нормативных актов, ГОСТов, номенклатуры дел по ведению архива.

Условия: