Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя

Мы ищем бизнес-ассистента для собственника компании - системного, ответственного и внимательного к деталям специалиста, ключевого человека в компании, который возьмет на себя операционное управление задачами, освободит руководителя от рутины. Это позиция для тех, кто любит, когда всё под контролем, и умеет работать системно с большим объемом задач.

Что предстоит делать:

Организация рабочего процесса руководителя: полное управление календарем (планирование, перенос, напоминание о встречах), ведение планировщика задач, контроль рабочих вопросов, подготовка протоколов и чек-листов, полное сопровождение командировок (от билетов и отелей до полного расписания и документооборота), тактичное и своевременное напоминание руководителю о предстоящих задачах и встречах.

Работа с информационными системами: работа в Bitrix/Excel/Notion, регулярное обновление и контроль данных в CRM, разработка системы упорядочивания информации.

Работа с большими объемами информации: поиск и структурирование специализированной информации, подготовка аналитических справок и отчетов, создание презентаций, проведение расчетов, анализ и упорядочивание данных из различных источников (включая переписку в мессенджерах), просмотр обучающих материалов (подготовка ключевых тезисов для руководителя, контроль проектов внедрения).

Поиск и подбор: поиск исполнителей для личных и рабочих задач (например, фотосессия, дизайн помещения, подрядчик по ремонту), поиск и первичный отбор кандидатов на вакансии (руководитель проекта, инженеры, менеджеры по продажам и т.п.), организация собеседований.

Работа с контактами: ведение личного списка контактов, напоминания о днях рождения, подготовка и отправка открыток и подарков.

Администрирование личных поручений: заказ еды, покупка билетов, бронь отелей, организация обслуживания автомобиля (помыть машину, отвезти/забрать из сервиса), организация ремонта бытовой техники (например, пылесоса), планирование личного времени руководителя (вечер/выходные/отпуск с семьей).

Особенность позиции: способность решать любые задачи «под ключ», включая непредусмотренные и нестандартные, проявлять инициативу и самостоятельно находить эффективные решения без участия руководителя.

Требования к кандидату:

• Опыт работы с собственниками бизнеса или топ-менеджерами (желательно в B2B или проектной сфере)
• Умение выстраивать и оптимизировать процессы (CRM, Trello, Excel, контроль сроков)
• Навыки работы с проектной документацией (договоры, ТЗ), способность согласовывать вопросы без лишнего шума
• Продвинутый уровень владения: Excel / Google-таблицы, CRM, PowerPoint, Google Slides, Чат-GPT
• 100% грамотность (устная и письменная речь)
• Высшее / средне специальное образование
• Собственный ноутбук, стабильный интернет и мобильная связь
• Готовность к редким очным встречам и командировкам по России (при необходимости)
• Личные качества: включенность в процессы и задачи, аналитический склад ума, системность и организованность, проактивность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность, гибкость.

Мы предлагаем:

Работа с первым лицом компании

Опыт в масштабных проектах

Формат работы: удаленный (график 5/2, с 9:00 до 18:00), с редкими переработками в случае срочных задач

Стабильная заработная плата (оклад + КПЭ)

Если вы узнали себя в этом описании – будем рады вашему отклику!