Личный бизнес-ассистент

Мы ищем личного бизнес-ассистента для проектов Наталии Гундериной.

Наталия Гундерина — генеральный продюсер проектов Алексея Ситникова, включая коучинговые и образовательные программы, выступая также как операционный директор.

Наталия является основателем и продюсером travel‑сообщества и агентства Karmatravel Club и сооснователем Karmalogic.

Ведёт активную публичную деятельность: регулярно участвует в интервью, публикуется в соцсетях, выступает на мероприятиях в тандеме с Алексеем Ситниковым (публичные токи, конгрессы). Активна в организации конгрессов («Точки роста в бизнесе» и др.), mastermind‑программ, семейных путешествий и образовательных проектов.

Работает в семейно-бизнес‑экосистеме, где объединены личная жизнь, продюсерские функции, проекты и управление — всё как единое целое.

Обязанности личного бизнес-ассистента:

Полное сопровождение путешествий семьи:
— Организация всех этапов поездки: подбор и бронирование билетов, отелей, трансферов, ресторанов, гидов.
— Подготовка виз, оформление страховок, сбор необходимых документов.
— Ведение маршрутов и тревел-планов, координация на месте.
— Быстрое реагирование в случае изменений или форс-мажоров.
— Контроль бюджета поездки и пост-отчётность.

Организация обучения детей Наталии старших школьников:
— Подбор программ дополнительного образования, онлайн-курсов, языковых школ.
— Взаимодействие с репетиторами, учебными заведениями, оформление договоров и оплат.
— Составление расписания, контроль дедлайнов, сопровождение обучающих процессов.
— Мониторинг прогресса, организация обратной связи.

Календарно‑организационная поддержка встреч:
— Ведение и актуализация личного и рабочего календаря Наталии.
— Организация встреч, переговоров, зумов — онлайн и офлайн.
— Напоминания, контроль времени, информирование всех участников.
— Подготовка к встречам: материалы, брони, подарки, логистика.
— Быстрая синхронизация при изменениях в планах.

Коммуникация с клиентами и партнёрами:
— Ответы на входящие запросы в мессенджерах, почте, CRM.
— Переписка и координация договорённостей.
— Фильтрация и приоритизация входящего потока коммуникаций.
— Поддержка доброжелательного и точного общения от имени Наталии.

Организация поздравлений и поддержка CRM‑базы:
— Ведение календаря дней рождения и ключевых дат.
— Подбор и оформление подарков, цветов, открыток.
— Отправка поздравлений (онлайн/офлайн), координация доставки.
— Обновление контактной базы: статусы клиентов, адреса, особенности.

Участие в организации тренингов Ситникова:
— Координация подготовки и проведения тренингов, семинаров, ретритов.
— Бронирование площадок, закупка материалов, оборудование, кофебрейки.
— Регистрация участников, рассылки, логистика.
— Взаимодействие с подрядчиками и командой на площадке.
— Поддержка во время мероприятия и финальная отчётность.

Покупка билетов на мероприятия и планирование досуга:
— Мониторинг актуальных культурных событий (театры, выставки, концерты).
— Бронирование и выкуп билетов на лучшие места.
— Ведение календаря досуга и напоминания о мероприятиях.
— Организация трансфера, сопровождения, подготовки к выходу.

Административная поддержка (отчёты, закупки, документация):
— Ведение табличек, расходов, планов и чек-листов.
— Мелкие закупки: подарки, книги, техника, товары для дома/офиса.
— Сканирование, оформление и хранение документов.
— Коммуникация с сервисами, подрядчиками, контроль бытовых задач.
— Поддержание порядка в личных и рабочих пространствах.

Требования к кандидату:

• Личностные качества:
  Организованность, педантичность, внимательность к деталям.
  Заботливость и вовлечённость в процессы.
  Интерес к людям, задачам, проектам и контексту семьи.
  Гибкость, быстрая адаптация к меняющимся условиям.

• Образование: бакалавриат или магистратура.

• Языки:
  Английский язык на базовом уровне: уверенное чтение, переписка, устное понимание и простые разговорные навыки.

• Навыки:
  Высокая компьютерная грамотность, гибкость и адаптивность в digital пространстве: ИИ, мессенджеры, онлайн-сервисы, приложения
  Опыт работы с календарями, Excel-таблицами.
  Опыт ведения документации, составления чек-листов и планов.

• Опыт личным бизнес-ассистентом в похожим функционалом обязателен от 2 лет

Условия:

• Официальное трудоустройство и «белая» зарплата.

• Оклад 100 000 руб + бонусы за вовлечённое участие в дополнительных проектах.

• Гибридный график: примерно 2 дня в офисе, 3 вне офиса; обязательное присутствие в офисе, когда в нём Наталия.

• Адрес офиса: Москва, ул. Арбат, д. 35 (Старый Арбат, рядом с метро «Смоленская»).