Секретарь / Офис-менеджер

Международная компания Вулкан-A — ведущий поставщик тканей собственного производства из Индии с более чем 25-летней историей. Наша компания обслуживает широкий круг клиентов: от модных брендов до производств форменной одежды и аксессуаров.
В нашу команду мы ищем организованного, внимательного и ответственного офис-менеджера, который обеспечит бесперебойную работу офиса и станет точкой стабильности для всей команды.

Обязанности:

• Контроль чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с уборкой и сервисными подрядчиками
• Заказ воды, кофе, канцелярии, хозтоваров, подарков и других офисных нужд
• Приём гостей, организация кофе-брейков, помощь в проведении встреч
• Организация и контроль делопроизводства: электронный и бумажный архив, шаблоны, акты, счета
• Работа с входящей корреспонденцией, звонками, почтой (e-mail, мессенджеры)
• Взаимодействие с подрядчиками: курьеры, техподдержка, ремонт, доставка
• Организация встреч: календарь, приглашения, повестка, протокол, контроль исполнения
• Поддержание базы контактов: поставщики, партнёры, подрядчики
• Контроль посещаемости сотрудников, ведение рабочих чатов, поддержка адаптации новых сотрудников
• Сбор и подача документов в госорганы, МФЦ, нотариусы
• Ведение учёта и продления документов иностранных сотрудников и их семей (визы, ДМС, регистрация)
• Контроль доступа в офис (пропуска, взаимодействие с охраной)
• Организация поздравлений сотрудников, заказ цветов и подарков
• Оплата счетов за интернет и связь, взаимодействие с бухгалтерией
• Участие в улучшении офисных процессов, поиск решений, автоматизация повседневных задач

Мы ищем человека, который:

• Отлично владеет русским языком, умеет грамотно писать и формулировать мысль
• Аккуратен, пунктуален и умеет работать с документами
• Умеет расставлять приоритеты и не теряется в потоке задач
• Уважительно и доброжелательно общается с людьми
• Уверенно пользуется ПК, мессенджерами, Google Docs, Excel
• Готов учиться, проявлять инициативу и помогать коллегам
• Преимущество — опыт работы с визовыми и миграционными документами, а также знание английского языка на уровне чтения писем

Мы предлагаем:
Официальное трудоустройство по ТК РФ

• График работы 5/2: Пн–Чт 9:00–18:00, Пт 9:00–17:00
• Работа в стабильной компании с историей более 25 лет
• Светлый уютный офис на охраняемой территории при МИД РФ
• Команда опытных и дружелюбных специалистов
• Кофемашина, сладости, кухня, внимание к деталям
• Возможность профессионального роста и развития в рамках компании