Начальник отдела делопроизводства

Москва, Бобров переулок, 6с3

Метро: Сретенский бульвар

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в структурных подразделениях Управления делами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, совершенствование форм и методов работы с документами;
контроль за прохождением документов в структурных подразделениях Управления делами, а также организация учета всех письменных и устных обращений граждан, их изучение, контроль за своевременным рассмотрением и направлением ответов;
организация проведения общих Собраний членов Палаты и заседаний Правления Палаты;
формирование повестки дня на основании поступивших материалов, сбор необходимых материалов, оповещение Членов Правления о времени и месте проведения, повестке дня;
составление графика мероприятий, проводимых в Палате, контроль за его соблюдением;
контроль за передачей в соответствующие структурные подразделения МГНП постановлений и выписок из протоколов Правления по результатам заседаний Правления МГНП;
осуществление ведения систематизированного учета и текущего хранения протоколов, материалов и решений Собраний членов Палаты и Правления Палаты;
участие в заседаниях Правления Палаты, составление протоколов Правления и подготовка постановлений Правления Палаты;
контроль исполнения поручений Президента Палаты, постановлений Правления Палаты, подготовка проектов распоряжений Президента Палаты и других документов, необходимых для обеспечения мероприятий, проводимых Палатой;
-контроль за соответствием размещенной на сайте Палаты информации решениям Правления, распоряжениям Президента, приказам Управляющего делами;

-контроль за организацией приема нотариусов Президентом Палаты, а в отсутствие Президента Палаты – лицом, его замещающим (Вице – Президентом Палаты);
контроль за организацией командировок Президента Палаты (Вице-президента), нотариусов и сотрудников Палаты: оформление заявок, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
контроль за организацией приема граждан нотариусами г.Москвы в Палате;
организация и контроль за своевременностью рассылок и информационных писем нотариусам г.Москвы;
рассмотрение обращений (письменных и устных) граждан и юридических лиц и подготовка ответов на обращения по вопросам, отнесенным к компетенции отдела делопроизводства;
прием телефонных звонков, факсимильной и электронной почты нотариусов, граждан и организаций;
осуществление мер по получению информации для Управления делами, а также предоставление в установленном порядке нотариусам, заинтересованным физическим и юридическим лицам, данных, содержащихся в информационных базах данных Палаты;
предоставление материалов к изданию информационно-аналитического Бюллетеня Палаты, а также сборников нормативных и информационных материалов;
обеспечение учета получения нотариусами реестров для регистрации нотариальных действий, книг, журналов, бланков единого образца для совершения нотариальных действий в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства и Положением о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий, обеспечение учета получения нотариусами других расходных материалов;
контроль за приемом реестров для регистрации нотариальных действий, книг, журналов, неиспользованных нотариусом, испорченных бланков единого образца для совершения нотариальных действий и актов их учета и подготовки к уничтожению, уничтожение бланков для уничтожения;
выдача уполномоченным лицам нотариусов бланков единого образца нотариального делопроизводства, хранение, осуществление приема от нотариусов испорченных бланков единого образца для совершения нотариальных действий и актов их учета и подготовки к уничтожению, уничтожение бланков;
осуществление взаимодействия с Комиссией по делопроизводству и работе с архивами;
разработка номенклатуры дел Палаты;
контроль за подготовкой и передачей структурными подразделениями Палаты их документов в архив Палаты;
ведение архива Палаты;
выполнение поручений руководства;
контроль за выполнением работниками отдела делопроизводства должностных обязанностей, оказание им помощи в правильном и своевременном выполнении заданий

Требования:

опыт работы от года;
готовность работать в режиме многозадачности и оперативно принимать решения;
исполнительность, внимательность, доброжелательность.

Условия:

Офис .Официальное трудоустройство, стабильная «белая» заработная плата (оклад, премии, надбавки)
Пятидневная рабочая неделя: пн-чт с 9-00 до 18-00, пт с 9-00 до 16-45.

Посмотреть контакты работодателя