Помощник руководителя / Персональный ассистент в Family office

Акционеру (женщине) требуется Помощник \ Персональный ассистент в в Family office:

Обязанности:

• Выполнение личных поручений Руководителя (личные покупки, билеты на мероприятия, бронирования ресторанов и т.д.), контроль важных дат и напоминания Руководителю; поручения, касающиеся членов семьи Руководителя
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ пропусков, канцтоваров, воды, покупка фруктов, взаимодействие с администраторами здания и т.д.), организация встреч в офисе, прием гостей
• Обеспечение документооборота офиса (отслеживание передачи документов, общение с водителями, курьерами), сканирование, форматирование документов при необходимости
• Ведение архива документов офиса (поддержание в порядке большого объема документов, составление реестров)

1. Планирование и организация командировок Руководителя и сотрудников FO (редко)

• Переводы документов (русский/ английский) (по мере необходимости)
• Отправка и получение корреспонденции на Почте России (2 раза в неделю), в рамках рабочего дня
• Рабочая поддержка и взаимодействие с сотрудниками Family office:

1. С юристом: заказ документов/справок на гос. услугах, обращения в гос. органы (направить, позвонить), отправка корреспонденции, поиск общедоступной информации
2. С финансовым отделом: заполнение отчетов по расходам, формирование папок и хранение фин. отчетов/ документов
3. С тревел-менеджером (важно!): оформление авиабилетов, ж/д билетов, помощь в организации путешествий Руководителя и его семьи, логистики, заказы/ брони отелей, ресторанов, трансферов, взаимодействие с агентами по вопросам оформления виз, паспортов (под руководством Тревел-менеджера)

• Финансовая отчетность по тратам в конце каждого месяца (касса офиса)

• Высшее образование
• Опыт работы в качестве личного (персонального) ассистента / секретаря руководителей высокого уровня/первых лиц компаний
• Грамотная устная и письменная речь
• Английский язык – свободный (переписка, телефонные звони, перевод документов)
• Внимательность, аккуратность, пунктуальность
• Коммуникабельность, тактичность и доброжелательность
• Строгое соблюдение конфиденциальности

• Работа в Family office (лично с акционерами крупного холдинга)
• Оформление по ТК РФ
• Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия
• Расширенная программа ДМС (после прохождения испытательного срока)
• Конкурентная заработная плата - 250.000 руб.
• График работы 5/2 (с 10:00 до 19:00), но необходимость быть на связи вне офиса
• Офис в Сити (башня Федерация).