Бизнес- ассистент со знанием Английского языка

Who We Are Looking For

We are seeking a capable and driven Business Assistant to support the Business Owner in a fast-paced, international business environment. This role blends high-level executive support with operational, organisational, and project-related responsibilities.

The ideal candidate is efficient, detail-oriented, discreet, and fully fluent in both English and Russian. You’ll play a vital role in supporting international expansion, daily operations, and time-sensitive executive needs.

Key Responsibilities

Executive & Business Support

• Act as a trusted assistant to the Executive Director, managing daily operations and task flow

• Handle high-volume correspondence and calls in English and Russian

• Maintain the executive calendar, schedule meetings, track deadlines, and follow up on tasks

• Organise and deliver documents to various institutions (e.g. notaries, banks, consulates)

• Be available outside of working hours for time-critical or urgent matters when needed

Corporate & Project Operations

• Assist with international company formation, documentation, and regulatory compliance

• Liaise with legal and financial institutions to support corporate structuring

• Support sensitive business projects with discretion and sound judgement

• Prepare and process invoices, payments, and banking transactions across platforms

• Track expenses and prepare executive reports on financial activity

• Maintain orderly document flow in English and Russian, including legal and internal records

Travel & Events

• Organise complex international travel: visas, flights, hotels, logistics

• Coordinate participation in exhibitions and business forums (Russia and abroad)

• Oversee VIP event logistics, ensuring seamless executive presence and access

• Anticipate issues and solve problems proactively to ensure smooth travel and time management

Marketing & Communication

• Conduct research, prepare business summaries, presentations, and briefings

• Maintain executive presence on business platforms (e.g. LinkedIn)

• Translate documents (English↔Russian); draft and send commercial proposals

• Coordinate branded material orders, gift logistics, and digital communications

Digital Tools & Technology

• Confidently work with modern technology, applications, and systems

• Assist with setting up and managing online banking, secure accounts, and digital tools

• Stay up to date with new productivity and security applications to support executive efficiency

Requirements

• English C1+ (spoken and written); fluent Russian

• 3–6 years of experience in executive or business assistant roles

• Excellent communication, writing, and interpersonal skills

• Proficient in MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook)

• Confident user of digital tools and quick to adopt new systems

• Familiarity with Adobe Photoshop/Illustrator is a plus

• Additional languages (Spanish, French, German, Arabic) are a plus

• Absolute discretion, attention to detail, and high personal integrity

What We Offer

• Competitive and stable salary

• Formal employment under Russian Labour Law

• Clear path to grow into a Project Manager role

• International working environment and leadership exposure

• Office-based role near Smolenskaya metro, Mon–Fri (5/2)

If you are highly organised, technologically savvy, and ready to support a dynamic international business at executive level — we’d love to hear from you.

_____

Кого мы ищем

Мы ищем энергичного и надёжного Бизнес-ассистента для поддержки Собственника бизнеса в быстро меняющейся международной бизнес-среде. Эта роль сочетает в себе функции исполнительной поддержки, организационной и операционной деятельности, а также участие в проектах.

Идеальный кандидат — это организованный, внимательный к деталям, деликатный специалист, свободно владеющий английским и русским языками. Вы будете играть ключевую роль в международной экспансии, повседневных операциях и решении срочных задач руководителя.

Основные обязанности

Исполнительная и административная поддержка
• Работа в роли доверенного ассистента владельца бизнеса: организация повседневных процессов и контроль исполнения задач
• Ведение деловой переписки и телефонных звонков на английском и русском языках
• Ведение календаря руководителя, организация встреч, контроль сроков и последующих действий
• Доставка и подача документов в различные инстанции (нотариусы, банки, консульства и пр.)
• Готовность быть на связи вне рабочего времени при необходимости

Корпоративные и проектные задачи
• Участие в регистрации международных компаний, подготовке документов и соблюдении регуляторных требований
• Взаимодействие с юридическими и финансовыми консультантами по вопросам корпоративной структуры
• Поддержка чувствительных проектов с соблюдением конфиденциальности и стратегического подхода
• Помощь в подготовке и обработке счетов, платежей, банковских операций через различные платформы
• Контроль расходов и подготовка финансовых отчётов для руководителя
• Организация документооборота на английском и русском языках, включая юридические и внутренние документы

Путешествия и мероприятия
• Организация сложных международных поездок: визы, перелёты, отели, логистика
• Координация участия в выставках и бизнес-форумах (в России и за рубежом)
• Организация VIP-мероприятий и обеспечение высокого уровня присутствия руководства
• Предотвращение потенциальных проблем и проактивное решение задач для обеспечения комфорта и эффективности поездок

Маркетинг и коммуникации
• Проведение исследований, подготовка бизнес-сводок, презентаций и аналитических материалов
• Поддержка делового присутствия руководителя на профессиональных онлайн-платформах (например, LinkedIn)
• Письменный перевод документов (английский↔русский), подготовка и отправка коммерческих предложений
• Заказ брендированной продукции, координация логистики подарков и цифровых коммуникаций

Технологии и цифровые инструменты
• Уверенное владение современными приложениями, сервисами и системами
• Помощь в настройке и управлении онлайн-банкингом, цифровыми аккаунтами и другими инструментами
• Мониторинг и внедрение новых технологий для повышения эффективности руководителя

Требования
• Свободное владение английским языком (не ниже C1), свободный русский
• Опыт работы от 3 до 6 лет в роли бизнес-ассистента или исполнительного помощника
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь
• Уверенное владение пакетом MS Office
• Быстрая адаптация к новым цифровым инструментам и сервисам
• Знание Adobe Photoshop / Illustrator приветствуется
• Знание других языков (испанский, французский, немецкий, арабский) будет преимуществом
• Высокий уровень ответственности, внимание к деталям и соблюдение конфиденциальности

Мы предлагаем
• Конкурентоспособную и стабильную заработную плату
• Потенциал карьерного роста до менеджера проектов
• Международную бизнес-среду и взаимодействие с первыми лицами
• Работа в офисе рядом с м. Смоленская, график 5/2 (пн–пт)

Если вы высокоорганизованный, технологически подкованный профессионал и готовы поддерживать динамичный международный бизнес на высшем уровне — мы будем рады знакомству.