Бизнес ассистент к собственнику бизнеса (в Лондон)/Business Assistant to UHNWI in London

Business Assistant to UHNWI in London

As a business assistant, you’ll apply your professional skills in a wide range of tasks, including:

• Data Entry: Accurately enter, update, and maintain data in a variety of databases and spreadsheets.

• Contact Management: Assist in managing and updating contact lists, including customer and supplier information. (Excel and AirTable).

• Zoom Coordination: Schedule and manage Zoom meetings, including sending invitations and ensuring all necessary details are provided.

• Word Processing and Document Processing: Prepare, edit, and format text, documents, and presentations as needed.

• Data Mining: Conduct online research to gather relevant information as requested by a manager (e.g., company profiles).

• Excel Management: Create, update, and manage Excel spreadsheets to support business intelligence and reporting.

• Analytics Support: Assist in compiling and analyzing data for business reports and presentations.

• Document Translation: Translate documents as needed.

• Minute Preparation: Assist in taking and preparing meeting minutes.

• Data Storage Management: Organize and manage data storage systems to ensure data integrity and availability (Notion).

• Letter Preparation: Compose and prepare business correspondence and letters as required.

• Calendar Analytics: Assist in populating the CEO's calendar and provide analytical support related to calendar management.

About you

You have at least 7 years of experience serving in a senior administrative support position where you provided support as an executive or business assistant working in a fast-paced environment supporting business owners or CEO. You are a team player with excellent communication skills and a positive outlook who cares deeply about helping others succeed. You take great pride in the quality of your work; you are proactive, dynamic, flexible, tech-savvy, results-oriented, and a stickler for details! And you do it all with a smile!

Required Skills and Experience:

• A minimum of 7 years of direct hands-on experience as an executive or business assistant to the business owners (UHNWI) or Forbes list businessmen.

• Fluent Russian language command is a must (!)

• Advanced knowledge of online software such as Google Workspace, Office 365, Zoom, Jira, Slack, Notion.

• Ability to multitask with ease and prioritize work as needed

• Highly organized with excellent time management skills

• Ability to learn new tools quickly

• Excellent interpersonal communication

• Strong writing skills

• Ability to work independently and under the pressure of deadlines

• Solution driven!

Compensation & benefits:

• Competitive compensation level will be negotiated with the finalist.

• Paid time off including vacation/sick leave.

• You shall be entitled to 23 working days paid holiday in each holiday year and up to 8 statutory bank holidays. The exact dates of the relevant public holidays will be notified to you each year. The office will be closed between Christmas and New Year and this period will be in addition to your annual leave. If for any reason you should be required to work any of the days during the period between Christmas and New Year you will be entitled to the same number of days worked to be taken as holiday in lieu. The Company’s holiday year runs between 1 January to 31 December each year. If the Appointment commences or terminates part way through a holiday year, your entitlement during that holiday year shall be calculated on a pro rata basis rounded up to the nearest half day.

• Visa sponsorship.

• Pension plan & private medical care.

• Work mode: office full time, Paddington district (London) - 5 min walk from Paddington station - 5 Merchant Sq, London W2 1AY

Бизнес-ассистент для UHNWI в Лондоне (свободное владение русским языком). В качестве бизнес-ассистента вы будете применять свои профессиональные навыки в широком спектре задач, включая: • Ввод данных: точно вводить, обновлять и поддерживать данные в различных базах данных и электронных таблицах. • Управление контактами: помогать в управлении и обновлении списков контактов, включая информацию о клиентах и ​​поставщиках. (Excel и AirTable). • Координация Zoom: планировать и управлять встречами Zoom, включая отправку приглашений и обеспечение предоставления всех необходимых данных. • Обработка текстов и документов: готовить, редактировать и форматировать текст, документы и презентации по мере необходимости. • Интеллектуальный анализ данных: проводить онлайн-исследования для сбора соответствующей информации по запросу менеджера (например, профили компаний). • Управление Excel: создавать, обновлять и управлять электронными таблицами Excel для поддержки бизнес-аналитики и отчетности. • Поддержка аналитики: помогать в сборе и анализе данных для бизнес-отчетов и презентаций. • Перевод документов: перевод документов по мере необходимости. • Подготовка протоколов: помощь в составлении и подготовке протоколов совещаний. • Управление хранением данных: организация и управление системами хранения данных для обеспечения целостности и доступности данных (Notion). • Подготовка писем: составление и подготовка деловой корреспонденции и писем по мере необходимости. • Аналитика календаря: помощь в заполнении календаря генерального директора и предоставление аналитической поддержки, связанной с управлением календарем. О вас У вас есть не менее 7 лет опыта работы на руководящей административной должности, где вы оказывали поддержку в качестве руководителя или бизнес-ассистента, работая в быстро меняющейся среде, поддерживая владельцев бизнеса или генерального директора. Вы командный игрок с отличными навыками общения и позитивным настроем, который глубоко заботится о том, чтобы помогать другим добиваться успеха. Вы очень гордитесь качеством своей работы; вы проактивны, динамичны, гибки, технически подкованы, ориентированы на результат и педантичны в деталях! И вы делаете все это с улыбкой! Требуемые навыки и опыт: Минимум 7 лет непосредственного практического опыта в качестве руководителя или бизнес-ассистента владельцев бизнеса (UHNWI) или бизнесменов из списка Forbes. Свободное владение русским языком обязательно (!) Углубленные знания онлайн-программ, таких как Google Workspace, Office 365, Zoom, Jira, Slack, Notion. Умение легко выполнять несколько задач одновременно и расставлять приоритеты в работе по мере необходимости Высокая организованность с отличными навыками управления временем Умение быстро осваивать новые инструменты Отличные навыки межличностного общения Хорошие навыки письма Умение работать самостоятельно и в условиях сжатых сроков Ориентированность на решение! Компенсация и льготы: Конкурентный уровень компенсации будет обсуждаться с финалистом. Оплачиваемый отпуск, включая отпуск/больничный. Вы имеете право на 23 рабочих дня оплачиваемого отпуска в каждый праздничный год и до 8 установленных законом банковских праздников. Точные даты соответствующих государственных праздников будут сообщаться вам каждый год. Офис будет закрыт между Рождеством и Новым годом, и этот период будет добавлен к вашему ежегодному отпуску. Если по какой-либо причине вам придется работать в любой из дней в период между Рождеством и Новым годом, вы будете иметь право на то же количество отработанных дней, которые можно будет взять в качестве отпуска. Праздничный год компании длится с 1 января по 31 декабря каждого года. Если назначение начинается или заканчивается в середине праздничного года, ваше право в течение этого праздничного года будет рассчитываться на пропорциональной основе с округлением до ближайшего полудня. Спонсорство визы. Пенсионный план и частная медицинская помощь. Режим работы: полный рабочий день в офисе, район Паддингтон (Лондон) - 5 минут ходьбы от вокзала Паддингтон - 5 Merchant Sq, London W2 1AY