Ивент-менеджер

О проекте

Национальная технологическая олимпиада (НТО) — всероссийские командные инженерные соревнования для школьников 5–11 классов и студентов. Мы объединяем школы, вузы и технологические компании, чтобы готовить подростков к профессиям будущего — от ИИ и робототехники до нейротехнологий и космоса.

С 2015 года НТО развилась в крупнейшую олимпиаду в стране по технологическим направлениям. Ежегодно в финалах участвуют тысячи школьников, а организацию более 30 очных мероприятий по всей России обеспечивает команда Проектного офиса.

Сейчас мы ищем опытного специалиста, который сможет взять на себя полную координацию и контроль подготовки и проведения очных мероприятий в рамках НТО.

Задачи

1. Организация проектного цикла

• Ведение и контроль годового плана работ по проекту.
• Планирование задач и сроков в Notion или аналогичной системе.
• Подготовка общей организационной рамки (рекомендации, чек-листы, шаблоны).
• Актуализация шаблонов документов, организация хранения и доступа.
• Подготовка регулярной отчетности, анализ эффективности процессов.
• Участие в совещаниях команды, фиксация решений, контроль исполнения.

2. Проведение финалов НТО

• Организация и контроль подготовки более 30 очных финалов олимпиады в регионах РФ (количество участников от 30 до 300 человек, проведение до 5 финалов одновременно)
• Обеспечение единого подхода ко всем финалам при сохранении специфики отдельных направлений.
• Взаимодействие с площадками, подрядчиками и локальными организаторами, партнерами.
• Согласование условий: техническое оснащение, аудитории, проживание и питание участников, сопровождение.
• Согласование брендирования площадок, сувенирной продукции, печатных материалов, навигации.
• Контроль соблюдения сроков и ключевых требований, предусмотренных регламентами и соглашениями.
• Контроль оформления документов для участников и команд.
• Формирование команды координаторов, контроль их работы на местах. Постоянная связь во время проведения финалов, решение оперативных вопросов.
• Сбор, обработка и анализ данных по итогам финалов.
• Проведение обучающих вебинаров для региональных команд.

Требования

Опыт:

• От 3 лет в управлении проектами или организации массовых мероприятий.
• Опыт в образовательных, технологических, инженерных и интеллектуальных событиях (олимпиады, хакатоны, кейс-чемпионаты и т.д.) — преимущество.
• Опыт управления удаленными и гибридными командами и взаимодействия с подрядчиками.

Навыки:

• Сильные организационные навыки и умение работать в режиме многозадачности.
• Способность планировать и контролировать крупные организационные процессы.
• Навыки деловой переписки, редактирования документов и подготовки регламентов.
• Коммуникативные и переговорные навыки, умение убеждать и договариваться.
• Умение адаптироваться к изменениям и сохранять фокус на результате.
• Внимание к деталям и высокие стандарты качества при реализации задач.
• Уверенное владение инструментами управления проектами и календарным планированием.

Условия:

• Полная занятость, гибридный формат работы (1–2 дня в офисе).
• Гибкий график за исключением февраля–апреля (высокий сезон, интенсивная нагрузка).
• Оформление по ТК РФ.
• Работа в команде с высокой экспертизой и реальным влиянием на будущее образования.
• Возможность развивать масштабный социально значимый проект.

Ключевые компетенции:

• Управление проектами и командой
• Организация мероприятий
• Бюджетирование и планирование
• Деловая коммуникация
• Документооборот и регламентирование
• Многозадачность и стрессоустойчивость