Ведущий документовед/помощник руководителя

Ведущий документовед с функциями помощника директора

Обязанности:

- вести делопроизводство, осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административной деятельности директора

- принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов

- принимать документы и личные заявления работников Учреждения или третьих лиц на подпись директора

- по поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых в Учреждении (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), оформлять протоколы заседаний и совещаний

- осуществлять ознакомление с распоряжениями, приказами, протоколами и другими внутренними локальными актами (в т.ч. под подпись) работников Учреждения

- следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, осуществлять редактирование документов

- осуществлять прием, регистрацию и учет поступающей и исходящей корреспонденции всеми видами связи (почта, СЭД, электронная почта, курьерская доставка)

- обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами, создавать условия, способствующие эффективной работе директора

Требования:

• высшее профессиональное образование
• опыт работы в системе электронного документооборота (МОСЭДО)
• знание организации делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела
• отличное знание Мicrosoft Office (Word,Excel)
• грамотная устная и письменная речь
• высокая стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности
• пунктуальность, ответственность, внимательность, исполнительность

- пятидневная рабочая неделя, выходные дни суббота, воскресенье с 9 до 18, в пятницу до 16-45

- официальное оформление