Офис-менеджер

ТОО «KazBuildExpert» является аккредитованной компанией оказывающей услуги по управлению проектами, техническому и авторскому надзору в строительстве. Мы существуем на рынке уже более 11 лет.

В нашу команду требуется Офис-менеджер.

Требования:

• Коммуникабельность;
• Инициативность;
• Самостоятельность;
• Высокий уровень компетенции;
• Пунктуальность, ответственность.

Обязанности:

• 1. Организация работы офиса: открытие офиса в 09.00 часов, проверка готовности оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего (компьютеров, телефонов, копировальных машин, принтеров, сканеров, роутеров, модемов, камер видеонаблюдения и прочих) к эксплуатации;
  2. Контроль санитарных условий в офисе (чистота, освещение, вентиляция, температурный режим и прочее);
  3. Организация завершения рабочего дня (приведение в порядок рабочих мест, отключение необходимого оборудования и оргтехники, в том числе освещения, отопительных приборов, закрытие офиса);
  4. Контроль за надлежащим техническим состоянием оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего, организация их ремонта и своевременного технического обслуживания;
  5. Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях, уход за комнатными растениями, обеспечение чистоты кухонной мебели, бытовой техники и посуды;
  6. Обеспечение канцтоварами, расходными материалами, ме́рчем, подарками, визитными карточками, ключами, ключ-картами, водой, продовольственными и хозяйственными товарами, бытовой химией, одеждой, средствами индивидуальной защиты, оборудованием, транспортными средствами, техникой, товарно-материальными ценностями и другим имуществом:
• Анализ потребностей и планирование закупок в рамках выделенного бюджета;
• Сравнение и согласование предложений поставщиков, размещение заказов, заключение договоров;
• Организация поставки, приема, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому, оформление и ведение соответствующей документации;
• Получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию;
• Участие в проведении инвентаризации;
  1. Организация поверки/калибровки, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому измерительных приборов и оборудования, получение, сканирование, хранение, передача, оформление и ведение соответствующей документации;
  2. Организация рабочих мест для новых работников, содействие их адаптации;
  3. Ведение делопроизводства: регистрация, распределение, хранение и архивация документации, прием, подготовка и отправка корреспонденции;
  4. Организация сбора подписей работников на внутренних документах компании (приказы, положения, инструкции и другие документы);
  5. Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами для отправки и получения корреспонденции/посылок;
  6. Взаимодействие с управляющими компаниями, обслуживающим персоналом и постоянными поставщиками;
  7. Прием и совершение телефонных звонков, ведение корпоративной почты и чатов компании в мессенджерах;
  8. Встреча и сопровождение посетителей, гостей и делегаций, организация угощения напитками и перекусами;
  9. Организация мероприятий и корпоративных событий;
  10. Покупка билетов, бронирование гостиниц, поиск и аренда жилья, заключение договоров, получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию (при необходимости);
  11. Помощь работникам компании в тех или иных вопросах в пределах своей компетенции;
  12. Внесение на рассмотрение руководства компании предложений по улучшению работы офиса и компании в целом;
  13. Составление бизнес-процессов в пределах своей компетенции, их внедрение в Битрикс, администрирование и реализация, работа с командой;
  14. Прочие обязанности и выполнение поручений руководства в пределах своей компетенции.
• Организация деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц).

Условия:

• График работы 5/2, с 09:00 – 18:00;
• Официальное трудоустройство;
• Возможность профессионального и личностного роста путем наставничества и предоставления обучающих программ, курсов;
• Дружный коллектив;
• Испытательный срок – 3 мес.