Head of Administration

Мы Whiteleads — агентство мобильного маркетинга.

Каждый день мы помогаем известным брендам привлекать миллионы пользователей, чтобы их мобильные приложения скачивали и использовали по всему миру.

Сейчас мы ищем специалиста, который возьмет на себя управление нашими офисами и административными процессами.

Твоим результатом будет эффективное функционирование офисов, комфортных для работы команды, и онлайн-инфраструктура компании.

Задачи:

Онлайн администрирование:

• Анализ, систематизация и структуризация рабочего пространства для удобства использования;

• Систематизация паролей и доступов, в компании используется более ста различных сервисов – надо поддерживать удобную схему хранения паролей в 1Password;

• Проведение цифрового онбординга и офбординга сотрудников (создание почты, контроль доступов и т. д.);

• Составление стандартов защиты данных в агентстве, разработка политики безопасности;

• Ведение документооборота, включая создание, хранение и управление административной документацией;

• Внутренний контроль обработки персональных данных: соблюдение требований законодательства, актуализация локальных нормативных актов, взаимодействие с Роскомнадзором, применение мер по обеспечению безопасности ПДн.

Оффлайн администрирование:

• Поддержание комфортного офисного пространства: твоим продуктом будет комфортная офисная среда, благоприятствующая наиболее эффективной работе команды;

• Взаимодействие с контрагентами, директорами и фаундерами агентства, а также с самой командой, для снятия актуальных вопросов по обустройству и функционированию офисной среды;

• Организация и контроль работы офисов в СПб и МСК (порядка 250 кв. м СПб, и в МСК планируется);

• Управление ремонтными работами, поиск и контроль работы подрядчиков;

• Управление офис-менеджерами;

• Обеспечение безопасности в офисе.

Бюджетирование:

• Планирование, утверждение и контроль административного бюджета на оба офиса (ремонт, расходные материалы, питание и пр.);

• Оптимизация затрат.

Требования:

• У тебя есть опыт построения офиса с нуля или ты успешно организовывал работу офиса на предыдущем месте;

• Ты легко выстраиваешь коммуникацию и умеешь договариваться;

• Ты умеешь находить оптимальные решения, чтобы сокращать издержки;

• Ты полностью отвечал за онлайн-администрирование или сможешь взять ответственность на новом месте;

• Ты понимаешь, как должна быть устроена политика безопасности в компании или сможешь ее реализовать;

• Ты можешь эффективно контролировать множество процессов и задач одновременно.

Условия:

• Работа в динамичной креативной среде с адекватными открытыми коллегами;

• Ты не будешь никому напрямую подчиняться. Будут партнерские отношения с топ менеджментом;

• Достойное вознаграждение по результатам собеседования;

• Гибридный формат работы в Москве или Санкт-Петербурге;

• Гибкое начало и конец рабочего дня, – смотрим только на результат;

Интересно? Откликайся, а в сопроводительном письме кратко опиши релевантный опыт и оставь ник своего Telegram :)