Персональный ассистент в Family Office, работа с международными проектами

Добрый день!

Для крупного бизнесмена и акционера с международной деятельностью ищем инициативного, организованного и самостоятельного ассистента в Москве.

Позиция сочетает в себе личные и бизнес задачи (50/50, личное в т.ч. от супруги), подойдёт специалисту, который умеет быть рядом, не теряясь в потоке задач, и поддерживать порядок в условиях высокой нагрузки, многозадачности. Большой Family office, будет коммуникация и с другими ассистентами.

Руководитель живёт между Россией и Европой, часто перемещается. Высоко ценит краткость, точность, уверенное ведение задач и его минимальное включение. Звонки и личное общение — предпочитаемый формат взаимодействия.

Мы ищем ассистента, который умеет действовать на опережение (заранее предусматривая решения задач), работать без микроменеджмента.

Что нужно будет делать

• Поиск и анализ информации, структурирование, таблицы и документы, отчетность
• Ведение задач руководителя: календарь, напоминания по задачам (например, ему нужно проверить/подписать/связаться), контроль выполнения, обратная связь от коллег (получили ли они то, что нужно)
• Погружение в проекты: участие в планерках/переписках, фиксирование задач, контроль выполнения, напоминания и сбор результатов от ответственных (переписки, звонки)
• Сбор информации по ходу задач/проектов, актуализация статусов, погружение и создание краткой выжимки по задачам для руководителя, звонки с передачей информации
• Тревл-поддержка VIP-уровня, сопровождение в поездках, коммуникация с англоязычными партнерами (важен англ. от B2, франц. - бонус)
• Поиск подрядчиков, постановка ТЗ, контроль, увольнения людей при необходимости
• Контроль затрат и доп. расходов по проектам, личным задачам и др.
• Поиск и анализ товаров, услуг, заказ/покупка/доставка (развлечения, красота, отдых, здоровье, учеба, подарки, домашний интерьер и др)
• Координация дом.персонала и решение необходимых вопросов при необходимости
• Любые задачи, касающиеся детей (учеба в России/Европе, передвижения, визы, товары, услуги, развлечения, организация праздников, подарки и др) и другое.

Что нужно от вас

• Опыт в ассистировании от 2х лет, большая инициативность и предусмотрительность (заказали товар - как его подключить/установить/подойдет ли шнур/проверить работоспособность на ассистенте)
• Отличные аналитические навыки, плюс, если у вас техническое образование
• Ответственность, большая самостоятельность, уверенность и настойчивость, высокие стандарты работы. Быстро думаете и принимаете решения
• Вы готовы быть на связи почти 24/7 в разумном режиме (на телефоне), в выходные также могут быть задачи
• Готовы работать с большим объемом задач без микроменеджмента, самостоятельный контроль
• Английский от B2

Что получите взамен

• Гибридный график: из дома + выезды в офис время от времени (нет четкого графика и времени). Руководитель может быть в России, может уехать на несколько месяцев
• Ненормированный график, в сб/вс на связи также
• Сопровождение в поездках в другие страны на разный срок (от нескольких дней до нескольких месяцев)
• Офис в БЦ Рига Ленд по адресу Московская область, городской округ Красногорск, Новорижское шоссе, 26-й километр
• Оплата 250.000-350.000 руб., оформление по ТК
• Сильный руководитель, возможность расти, развиваться в ассистировании, управлении + возможность работать с задачами уровня ВИП
• Перспективы в виде долгосрочной работы в должности с повышением уровня ответственности, оплаты, в будущем возможно руководство в проектах

Если все подходит, то напишите, какие необычные задачи решали ранее?