Специалист по документообороту в направление Промо

Обязанности:

1. Ведение реестра действующих договоров с клиентами, отслеживание сроков их действия.

2. Организация и ведение документооборота отдела промо, включая:

- подготовку и согласование проектов договоров, дополнительных соглашений;

- регистрацию входящих и исходящих документов клиентам/от клиентов;

- получение и отправку клиентам пакетов документов на оплату;

- подготовку пакетов документов в рамках промо-акций с выдачей призов

и передачу всех указанных документов в отдел бухгалтерии.

3. Контроль за своевременным оформлением и отправкой документов Клиентам и подрядчикам, а также отслеживание получения наших экземпляров.

4. Контроль за своевременной оплатой проектов клиентами, отправка дубликатов документов и напоминания об оплате при необходимости.

5. Документооборот промо-направления с подрядчиками, в том числе через ЭДО, а также контроль за своевременной оплатой проектов подрядчикам.

6. Обмен актами сверки с клиентами и подрядчиками.

7. Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оформления финансовых документов, ежемесячная сверка по проектам.

8. Ведение учета и отчетности по финансовым операциям, связанным с промо-активностями.

9. Обеспечение соответствия документации внутренним стандартам и требованиям законодательства.

Требования:

1. Опыт работы в сфере документооборота или бухгалтерии от 3 лет.

2. Знание основ бухгалтерского учета и финансовой документации, опыт работы с первичными документами.

3. Знание особенностей работы с промо-персоналом и деталей при организации промоакций будет преимуществом.

4. Владение MS Excel на высоком уровне.

5. Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров, грамотная устная и письменная речь.

6. Хорошие коммуникативные навыки, доброжелательность, стрессоустойчивость, внимательность и пунктуальность.

7. Нацеленность на результат.

Условия:

1. Работа в крупной европейской компании.

2. График работы 5/2, рабочий день с 09:00 до 18:00.

3. Оформление и выплата заработной платы в соответствии с ТК РФ.

4. ДМС (после прохождения испытательного срока).

5. Благоустроенное рабочее место в бизнес-центре класса А (м. Савеловская).