Главный специалист Административно-хозяйственного отдела

Рязань, М-5 Урал, 196-й километр, с12

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Сбор, консолидация потребности в работах/услугах и товарно-материальных ценностях в рамках компетенции Подразделения, обеспечение их реализации, хранения, своевременной передачи в эксплуатацию;
Участие в формировании бюджета по расходам в рамках компетенции Подразделения;
Разработка документации для проведения закупочных процедур (техническое задание, расчет стоимости) по сделкам с недвижимостью, ремонту, эксплуатации, клинингу, аренде мебели и других ТМЦ офисного назначения в рамках компетенции Подразделения;
Обеспечение своевременного инициирования закупочных процедур и контроля за их реализацией, в том числе проведение технической оценки предложений потенциальных поставщиков товаров, услуг;
Осуществление мониторинга и своевременное обеспечение заключения договоров на услуги, работы и поставку товаров в рамках административно-хозяйственного обеспечения;
Работа по ежемесячному подтверждению объёмов выполненных работ по договорам;
Осуществление приема, обработки и сдачи первичной документации в рамках сопровождения административно-хозяйственных договоров, а также контроль своевременных оплат по ним;
Учет движения, своевременного списания ТМЦ (материальная ответственность);
Формирование необходимой отчётности по направлениям работы подразделения и выполнению бизнес-плана по направлению;
Обработка заявок по вопросам обеспечения канцтоварами, бумагой для офисной техники и другими ТМЦ офисного назначения;
Разработка схемы организации рабочих мест, осуществление размещения сотрудников, включая своевременный сбор, консолидацию и актуализацию информации по размещению сотрудников;
Участие в инвентаризации помещений и имущества в целях контроля их сохранности и технического состояния. Осуществление своевременной эксплуатации инженерных систем и клининга арендованных помещений, зданий и сооружений. Организация своевременного текущего ремонта арендованных помещений, зданий и сооружений;
Обеспечение своевременного предоставления информации о планируемых капитальных ремонтах собственных и/или арендуемых зданий в структурное подразделение филиала, ответственное за капитальное строительство, для проведения дальнейших мероприятий по ремонту;
Подготовка писем, ответов на запросы, консультаций в рамках компетенций Подразделения, хранение и представления информации по результатам деятельности Подразделения;
Изучение и соблюдение локальных нормативных актов (включая распорядительные документы); Общества и Филиала, регламентирующих деятельность в должности;
Участие в реализации проектов по автоматизации бизнес-процессов по направлению на уровне филиала;
Выполнение поручений руководства в рамках деятельности подразделения.

Требования:

Высшее образование;
Опыт работы в административно-хозяйственной сфере, экономики и финансов или материально-технического обеспечения\снабжения стажем не менее 1 (одного) года;
Четкое понимание специфики деятельности процесса административно-хозяйственного обеспечения и содержания оказываемых услуг;
Самостоятельное написание нормативных и регламентирующих документов;
Навык работы в офисных приложениях Microsoft, системах электронного документооборота, 1С; системе SAP R3;
Знание офисной техники – умение пользоваться в повседневной работе копировальным аппаратом, принтером, сканером;
Знание законодательства, постановлений и приказов, а также прочих нормативных документов и материалов федерального, регионального и локального уровня, регулирующих сферу административно-хозяйственного обеспечения;
Знание основ экономики и бухгалтерского учета;
Коммуникабельность, пунктуальность, аккуратность, ответственность, внимательность к мелочам;
Стрессоустойчивость, умение эффективно работать в условиях многозадачности.