Специалист по документообороту/Делопроизводитель (ИТ-компания, B2B)

График работы:

5\2, с 10:00 до 19:00. Одну неделю работаете из офиса, две недели работаете удаленно. График построен по принципу, что в рабочее время, в офисе всегда должен быть один из специалистов по документообороту. Сейчас в компании работают двое специалистов по документообороту, находимся в поиске третьего.

Первая Форма» — российская IT-компания. Больше 15 лет разрабатываем и внедряем low-code BPM-систему «Первая Форма». На её базе можно автоматизировать документооборот, управление проектами, CRM, SRM, HRM, Service Desk, Help Desk, корпоративные коммуникации (аудио- и видеозвонки, общение в мессенджере, внутренний портал), а также уникальные бизнес-процессы компании.

«Первая Форма» входит в реестр отечественного ПО и успешно заменяет MS Teams, Jira, Salesforce, Asana и другие зарубежные сервисы.

Продукт ориентирован на решение задач среднего и крупного бизнеса из разных отраслей, а также госучреждений. Нашей системой уже пользуются ДРТ, Спортмастер, ВкусВилл, Уралсиб, Сколково, КРМО и многие другие компании.

В 2023 году BPM-система «Первая Форма» стала лидером на рынке low-code систем для автоматизации бизнес-процессов, а также мы входим в топ-3 российских разработчиков BPM-систем.

Ключевые обязанности:

• Подготовка договоров (спецификаций, дополнительных соглашений) по заявкам менеджеров по продажам и участие в их согласовании с клиентами
• Составление официальных писем клиентам
• Подготовка первичной документации по реализации (счета, акты)
• Контроль исполнения сроков оплаты по выставленным счетам (звонки/письма клиентам, перенос даты оплаты в системе)
• Взаимодействие с курьерской службой по вопросу доставки оригиналов, контроль возврата подписанных документов
• Ведение бумажного архива документов (прием, обработка, архивирование)
• Помощь в сборе и подготовке пакета документов для участия в тендерных процедурах, при налоговых проверках и т.п.
• Продление договоров на техническую поддержку
• Прием входящих звонков
• Работа с контрагентами (документооборот)
• Оформление командировок для генерального директора (1-2 раза в квартал)

Работа с документами занимает около 60%. Общение по телефону, в чатах, и почте с клиентами и менеджерами по продажам — около 40%.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности не менее 3-х лет
• Уверенный пользователь ПК, Microsoft Office, CRM, 1C 8 версии УПП, ЭЦП, CRM
• Умение грамотно, структурированно и доступно излагать информацию (в том числе, правового характера), как устно, так и письменно
• Умение работать с большим объемом информации в условиях ограниченных сроков и в режиме многозадачности (навыки тайм-менеджмента)
• Внимательность

Положение в орг. структуре:

Прямое подчинение коммерческому директору.

Система мотивации:

В период исп.срока 60000 руб. после вычета НДФЛ. После исп.срока ~ 95000 руб. после вычета НДФЛ. Доход индексируется регулярно, один раз в 6-12 мес.

Почему стоит выбрать нас:

• Стабильная и надёжная компания, полное соблюдение ТК РФ (отпуск, больничные), полностью «белая» зарплата (без конвертов и задержек).
• Лидирующие позиции в рейтингах. Опыт работы в нашей компании значительно повысит вашу стоимость на рынке труда.

Этапы отбора:

• Знакомство с будущим руководителем (онлайн, ~ 60 мин.)
• Тестовое задание
• Оффер

Ждём вас в команде «Первой Формы»!