Специалист по документообороту

Специалист по документообороту – создаем порядок и систему вместе!

Кто мы и почему у нас интересно?

Мы – современная юридическая компания, которая активно растет, развивается и делает работу команд удобнее и эффективнее. Сейчас мы находимся в процессе развития, когда нам важно полностью пересмотреть и перестроить документооборот.

Нам нужен специалист, который не просто будет работать с бумагами, а создаст систему, в которой документы не теряются, хранятся корректно и быстро находятся. Мы стремимся к тому, чтобы работа с документами была прозрачной и эффективной, а не превращалась в постоянную гонку за недостающими файлами.

Ключевой принцип нашей работы – взаимопомощь и поддержка. Мы объединяем бухгалтерию и делопроизводство, потому что считаем, что эти два блока должны дополнять друг друга. Поэтому особенно круто, если у вас есть опыт взаимодействия с бухгалтерией, понимание ее работы, готовность брать часть задач.

Какие задачи вас ждут?

1. Ведение документооборота

Вы будете работать как с бумажными, так и с электронными документами. Важно не просто передавать их по цепочке, но и следить за правильностью оформления, соответствием требованиям, своевременным согласованием и подписанием.

Оптимизация процессов документооборота, в том числе в системе ЭДО. Мы стремимся автоматизировать рутину, чтобы документы двигались быстрее, а ошибок стало меньше.

Вы будете ключевым человеком, который соединяет юристов, бухгалтерию, клиентов, контрагентов, обеспечивая бесперебойный документооборот.

2. Контроль за правильностью оформления документов и соблюдением регламентов

Нужно понимать, какие документы бывают и как с ними работать. Например:
✅ Где можно использовать факсимиле, а где требуется «живая» подпись?
✅ На каких документах не требуется подпись?
✅ Какие документы требуют архивного хранения?

Соблюдение регламентов – у нас есть четкие процедуры, кто и в каком порядке должен визировать документы. Важно понимать цепочку визирования, чтобы документ не застревал и был подписан вовремя.

Контроль согласований – прежде чем отправить документ на подписание, вы должны точно понимать, чье подтверждение требуется, и убедиться, что он прошел все этапы проверки.

Важно выявлять ошибки на раннем этапе. Если что-то оформлено неправильно – вовремя сказать об этом, чтобы документы не «зависали» и не возвращались на доработку.

3. Наведение порядка в системе хранения документов

Сейчас у нас есть определенные «завалы» – их нужно разобрать, создать четкую систему хранения, чтобы любой человек в компании знал, где найти нужный файл.

Нам важно, чтобы бумажные и электронные документы были легко доступны и понятны всем, кто с ними работает.

Архивирование и учет документов – чтобы ничего не терялось, не дублировалось и хранилось столько, сколько требуется.

4. Работа в команде

Вы будете взаимодействовать не только с юристами и бухгалтерией, но и с клиентами и подрядчиками.

Нужно будет быстро вникать в процессы, потому что у нас большая команда и активный рабочий ритм.

Важно быть инициативным – если видите, что можно сделать лучше, предлагайте идеи! Мы ценим людей, которые помогают нам развиваться.

Какие навыки и качества нам важны?

Профессиональные:
✔ Опыт работы с ЭДО, бумажными и электронными документами.
✔ Понимание ключевых требований к документам (сроки хранения, подписание, использование факсимиле и т. д.).
✔ Опыт работы с договорами, актами, счетами, а также документами бухгалтерии.
✔ Грамотность и внимательность к деталям – ошибки в документах дорого обходятся.
✔ Понимание регламентов и процедур визирования документов, знание того, какие подписи необходимы, и контроль за соблюдением всех этапов согласования.

Личные качества:
✔ Системность и любовь к порядку – документы должны быть четко организованы.
✔ Внимательность – замечаете мелкие детали, которые могут повлиять на процесс.
✔ Своевременность – умение работать с дедлайнами и не забывать о сроках.
✔ Командный игрок – работа предполагает активное взаимодействие с разными подразделениями.

Что мы предлагаем?

✅ Возможность реально повлиять на работу компании – вы не просто исполнитель, а человек, который помогает выстроить систему.
✅ Гибридный формат работы – после испытательного срока и выстраивания обновленного порядка работы подразделения есть возможность частичной удаленки.
✅ Команду, где поддерживают и помогают.
✅ Офис в центре Петербурга, рядом с Новой Голландией.
✅ Корпоративные бенефиты: йога, психолог, классные мероприятия и культурные выходы.
✅ ДМС после испытательного срока.
✅ Возможность участвовать в перестройке ключевого бизнес-процесса компании.

Как откликнуться?

Если вам интересна эта вакансия – напишите нам и прикрепите резюме.

Важно: чтобы понять, насколько вам подходит эта работа, напишите короткий ответ на вопрос:

Расскажите о случае, когда вам удалось навести порядок в сложной системе документов или процессов. Как вы это сделали и какой был результат?

Этот шаг поможет нам понять, что вам действительно интересна работа с документами, и покажет ваш подход к систематизации и организации процессов.

Почему стоит прийти к нам?

Мы ищем не просто человека, который "работает с документами", а того, кто видит смысл в наведении порядка и структурировании процессов.

Если вам нравится, когда документы не теряются, процессы работают четко, а система выстроена – мы будем рады видеть вас в команде!