Специалист по административной поддержке

Санкт-Петербург, Химический переулок

Метро: Нарвская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Взаимодействовать с контрагентами и поставщиками отдела по управлению недвижимости, арендаторами, ведение документооборота по договорам, работа с СЭД;
Принимать первичную документацию от поставщиков, своевременно заводить счета и передавать их в бухгалтерию, списывать материалы, работа в 1С;
Закуп ТМЦ и оснащение рабочего пространства офиса, контролировать погрузочно-разгрузочные работы, доставку и примем закупаемых товаров;
Контролировать проведение сервисного обслуживания оборудования офиса (кофе машин, фильтров воды и пр.);
Вести учёт основных средств и материалов, проведение инвентаризации в офисе Компании и в филиалах (материально ответственное лицо). Готовить акты ввода в эксплуатация и списания оборудования;
Контролировать проведение уборки помещений и наличие необходимых гигиенических средств, расходных материалов, реагента и пр.;
Прием и обработка входящих звонков от внутренних заказчиков (сотрудников компании), подача заявок в УК, клининг и контроль их выполнения;
Организация и оформление командировок, обеспечение трансфера, заказ билетов, гостиниц;
Распределение потоков документов, организация почтовой пересылки;
Подготовка приказов, писем и иных документов касающихся отдела.

Требования:

опыт работы офис-менеджером или специалистом АХО приветствуется;
уверенный пользователь ПК: MS Office (word, excel, power point), владение 1с в части работы с первичными бухгалтерскими документами приветствуется;
опыт работы в системах электронного документооборота приветствуется;
навыки работы с большим объемом документов, знание первичного КДП (командировки) приветствуется;
опыт работы по планированию и организации совещаний, конференций, обучений.
опыт работы с организацией трансферов, бронированием - заказом билетов ж/д, авиа;
внимательность при работе с документами, устная и письменная грамотность.

Условия: