Ассистент собственника компании

О компании: Компания комплексный поставщик Газпромнефть, Роснефть и др крупных заказчиков. 80% закупка и поставка импортной санкционной продукции для промышленных и нефтегазодобывающий предприятий.

1. Поручения, местные командировки, готовность к командировкам по РФ, в другие страны
2 Организация рабочего процесса в офисе, подготовка встреч, организация офиса , административная работа в офисе.

2. Координация бизнес задач - помощь в управлении проектами, контроль выполнения задач подразделениями, помощь в подготовке презентаций и документов.

3. Быть правой, а иногда и левой рукой руководителя, быть проактивным и забирать задачи у руководителя, которые отнимают его время от стратегических задач.

4. Нужен самостоятельный человек, которому не требуются напоминания и контроль. Вы должны быть внимательны к мелочам, уметь мыслить самостоятельно и объяснить свою точку зрения.

Чем вы будете заниматься:

— ведение делового и личного календаря руководителя, работа в связке с ассистентом жены руководителя по согласованию тайминга различных мероприятий

— бронирование отелей, покупка билетов

— присутствовать на созвонах со руководителем, оформлять итоги встреч/созвонов, составлять планы действий и фиксировать ключевые решения, организация встреч, совещаний

— оформлять смыслы из совещаний в документацию, которой в будущем легко пользоваться

— участвовать в проекте в качестве ассистента руководителя проектов (присутствие на планерках отделов, если руководитель в командировке, записывать ключевые моменты)

— контроль выполнения задач других сотрудников по дедлайнам

— коммуникация с другими сотрудниками, присылать необходимые данные / документы.

— вычитывать, анализировать, вносить правки в договоры.

— закупка канцелярии, необходимых МТР в офис, обеспечение работы офиса в полном объеме, улучшения офиса, делопроизводство, звонки

— упорядочивание информации (работа в срм. План задач. Декомпозиция и контроль выполнения много ступенчатых задач.)

— поездки куда-то в пределах СПб (налоговая, офис и т.д.)
— возможны командировки МСК

— четкая формулировка устных и письменных задач от руководителя и контроль их исполнения службами

— подбирать подрядчиков и экспертов под проекты и задачи - найти, заключить договор на самых выгодных условиях

— готовить презентации

Что мы ожидаем от кандидата (навыки и личные качества):
— умение грамотно формулировать свои мысли, вести переписку со знанием делового этикета

— проактивность и самостоятельность: вы способны брать инициативу в свои руки, не ждете указаний и умеете самостоятельно решать возникающие задач.

Не нужно приходить с проблемой, нужно с решением

— ответственность и внимание к деталям: вы внимательны к мелочам, умеете тщательно следить за сроками выполнения задач и контролировать их исполнение

— коммуникационные навыки: вы умеете эффективно взаимодействовать с другими, вести деловые переписки, договариваться о встречах и выступать связующим звеном между

— способность к анализу и структурированию информации: вы умеете быстро вникать в задачи, выявлять главное, составлять отчеты и на их основе предлагать оптимальные решения (это вам как понимаю не нужно но на всякий оставила, можно переформулировать под себя)

— интерес к Нефтегазовой отрасли : вам интересно работать и развиваться в нефтегазовой отрасли

— технические навыки: вы божественно владеете Excel, уверенно работаете с Bitrix24 и Google календарь и умеете использовать инструменты для организации работы.

— умение управлять задачами и процессами: вы умеете контролировать задачи в таск-трекерах и оптимизировать

У Вас будет возможность развивать свои навыки и вырасти до менеджера проектов при желании