Офис-менеджер

Минск, улица Мясникова, 70

Показать контакты

Описание вакансии

Мы предлагаем:

Официальное оформление по ТК РБ
Работа на территории на РБ
Квартальную премию по результатам работы
ДМС, включая стоматологию
Комфортное рабочее место
График работы 5/2 с 9:00 до 18:00

Основные задачи:

Встреча гостей офиса (кофе, чай)
Оформление пропусков в офис и на парковку
Организация представительских (имеджеформирующих) мероприятий, приема делегаций, подготовка приказов, программ мероприятий, бюджета расходов и актов.
Контроль за чистотой офиса
Разработка бюджета расходов на офисные нужды
Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, расходных материалов)
Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования
Ведение делопроизводства и обеспечение документооборота, в том числе в части охраны труда и пожарной безопасности,
Работа с корреспонденцией (входящая/исходящая)
Работа с курьерскими службами (прием/отправка посылок)
Посещение почты, отправка писем
Организация служебных командировок сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка приказов о командировании
Организация совещаний и других мероприятий, в том числе корпоративных
Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль
Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись
Подготовка аналитических материалов, кратких справок по отчетам, а также проектов выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации.
Ведение кадрового документооборота
Организация хранения документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства.
Решение административных и бытовых вопросов компании и руководства
Обеспечение коммуникации между работниками и руководителем
Проведение процедур закупки ТМЦ и услуг для обеспечения функционирования офиса и обычной хозяйственной деятельности организации, функции секретаря закупочной комиссии
Оказание технической помощи сотрудникам офиса в их деятельности (регистрация документов в учетах и в электронном документообороте, копирование, подготовка типовых договоров и документов, учет переписки с контрагентами и контроль движения почтовых сообщений и т.п.)
Выполнение других поручений руководства

Мы ожидаем:

Готовность работать в условиях многозадачности
Умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время
Опыт работы в аналогичной должности приветствуется
Организаторские способности
Грамотная устная и письменная речь
Владение офисными приложениями MS Word, Excel, Outlook
Умение договариваться и находить общий язык с разными людьми
Внимательность, пунктуальность, стрессоустойчивость
Предприимчивость и исполнительность
Ответственное и приоритетное отношение к работе
Знание делового этикета
Знание делопроизводства и архивного дела