Специалист по делопроизводству

Обеспечивать полную прослеживаемость, актуальность и правильность всей проектной, административной и операционной документации, включая контроль версий, статусов и сроков согласования.

• Регистрация и распределение входящих и исходящих документов: чертежей, писем, запросов на разъяснение (RFI), технической документации, отчётов, административную и операционную документацию.
• Контроль статусов согласования документов, сроков ответов, отправка напоминаний ответственным лицам.
• Поддержание структуры электронного и бумажного архива, правильное наименование файлов, кодирование и резервное копирование.
• Подготовка реестров документации и регулярных отчётов о документообороте.
• Ведение основных журналов: главный реестр документов (Master Document Register), реестр нумерации документов, реестр передачи документов, реестр чертежей, журнал корреспонденции и все реестры, которые потребуются для проекта и эксплуатации.

• Проверка формата и правильности номеров и описаний документов перед их выпуском.

• Поддержание существующей системы контроля документов совместно с менеджером проекта и оказание помощи пользователям в целях эффективного использования.

• Оказание помощи команде с использованием всех компетенций для успешной реализации проекта.

Требования:
• Не менее 3 лет опыта работы в качестве специалиста по управлению документацией в сфере строительства, проектирования и/или эксплуатационных работ.

• Знание процессов ведения строительной и проектной документации, структуры чертежей, процедур. Методические инструкции, журналы, формы и все сопутствующие документы.

• Опыт работы с электронными системами управления документацией (SharePoint, Office 365 и другими соответствующими системами).

• Высокая степень внимания к деталям, точность и дисциплинированность.

• Владение Word, Excel и офисным программным обеспечением.

• Понимание типов проектов, административной и эксплуатационной документации.

• Умение работать в команде и открытость к развитию новых навыков для роста.

• Отличное знание русского и английского языков (устное и письменное), знание кыргызского языка приветствуется.

• Стабильная работа в офисе
• Полный рабочий день с 5/2 графиком
• Дружелюбный коллектив и поддержка руководства
• Возможности для профессионального роста