Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в команду собственника

О компании

Руководитель — частный собственник, управляющий диверсифицированным портфелем активов в сферах образования, строительства и IT.

Миссия позиции

Это позиция для того, кто мыслит как владелец бизнеса, готов брать на себя операционную ответственность и расти до роли Операционного директора (COO) в среднесрочной перспективе.

Ключевые зоны ответственности:

1. Управление эффективностью руководителя

• Полный контроль и интеллектуальное планирование графика собственника: стратегическое календарное планирование, логистика деловых поездок, подготовка материалов для встреч и переговоров.

• Система приоритизации и контроля исполнения поручений: постановка задач команде (в т.ч. от имени руководителя), мониторинг дедлайнов, эскалация срывов.

• Организация и сопровождение личных задач (координация с подрядчиками, организация мероприятий, решение бытовых и административных вопросов).

2. Операционное управление и контроль процессов

• Разработка, внедрение и аудит внутренних регламентов.

• Управление документооборотом: подготовка проектов договоров, актов, счетов, ТЗ для подрядчиков.

• Контроль финансовых потоков: ведение платежного календаря (ДДС), согласование выплат, взаимодействие с бухгалтерией.

• Администрирование работы офиса.

3. Координация команды (25+ чел.) и проектов

• Онбординг и адаптация новых сотрудников, поддержание стандартов работы.

• Мониторинг ключевых показателей (KPI) сотрудников и проектов.

• Оперативное разрешение межфункциональных конфликтов, обеспечение эффективной коммуникации.

4. Взаимодействие с внешним контуром

• Коммуникация с ключевыми клиентами и партнерами по поручению руководителя.

• Подготовка и участие в отраслевых мероприятиях, нетворкинг.

5. Аналитика и оптимизация

• Формирование регулярной отчетности по проектной и финансовой деятельности.

• Выявление узких мест в операционных процессах и инициация улучшений.

• Глубокая работа в CRM (Bitrix24 — обязательно) и аналитических инструментах.

6. Выполнение личных поручений - 20% времени.

Требования к кандидату

• Высшее образование.

• Опыт работы от 3 лет на позиции бизнес-ассистента, офис-менеджера, руководителя проектов или в операционном управлении.

• Экспертный уровень владения Bitrix24 (CRM, задачи, процессы).

• Продвинутый уровень работы с Excel/Google Таблицами (сводные таблицы, сложные формулы, построение отчетов).

• Опыт ведения финансового учета (ДДС, платежный календарь) и работы с первичной документацией.

Ключевые компетенции:

• Системное мышление: Способность видеть взаимосвязи между процессами, проектировать и оптимизировать workflows.

• Проактивность: Умение предвосхищать запросы, работать на опережение, предлагать решения, а не только исполнять указания.

• Навыки управления проектами и задачами: Жёсткий контроль сроков, ресурсов и результатов.

• Стрессоустойчивость и многозадачность: Эффективная работа в условиях высокой нагрузки и частой смены приоритетов.

• Безупречные коммуникативные навыки и деловой этикет.

Условия:

• Работа в стабильной, растущей компании с социально значимой миссией.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с оплатой отпускных (28 календарных дней) и больничных листов.

• Конкурентная зарплата, финальное вознаграждение обсуждается с лучшим кандидатом по итогам собеседования.

• Гарантированные своевременные выплаты зарплаты два раза в месяц.

• Ежегодная индексация заработной платы.

• Комфортный офис, оснащённый всей необходимой техникой для продуктивной деятельности, корпоративная связь.

• Work-life balance - гибкое начало рабочего дня.

• Четкая перспектива карьерного роста до позиции Операционного директора (COO) для кандидата, доказавшего свою эффективность и способность масштабировать процессы.

• Кураторство от опытных коллег и руководителя.

• Кофе/чай, фрукты, сладости в безлимите и традиционная пицца каждую пятницу.

Просим в сопроводительном письме ответить на два вопроса:

• Опишите, как вы выстраиваете систему контроля исполнения поручений в условиях их большого потока от разных руководителей/отделов.
• Приведите пример, когда ваша проактивность позволила предотвратить проблему или существенно оптимизировать регулярный процесс.