Офис-менеджер

Атырау, улица Халела Досмухамедова, 113

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация работы офиса
- Контроль порядка и комфортных условий в офисе
- Заказ канцелярии, воды, хозтоваров
- Взаимодействие с клинингом, охраной, курьерскими службами
Административная поддержка
- Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции
- Ведение деловой переписки
- Подготовка документов, приказов, отчетов
- Работа с офисной техникой
Документооборот
- Регистрация входящей и исходящей документации
- Архивирование документов
- Контроль сроков исполнения
Работа с персоналом (частично)
- Встреча гостей и клиентов
- Организация командировок (билеты, гостиницы)
- Помощь HR-отделу (оформление пропусков, адаптация новых сотрудников)
Взаимодействие с подрядчиками
- Работа с арендодателем
- Контроль договоров на обслуживание офиса
- Сбор и передача счетов в бухгалтерию
Финансовые задачи (в рамках должности)
- Учет офисных расходов
- Контроль оплат по счетам
- Ведение мелкой отчетности
Дополнительные обязанности (в зависимости от компании)
Организация корпоративных мероприятий
Поддержка руководителя (функции ассистента)

Требования:

Организация работы офиса
- Контроль порядка и комфортных условий в офисе
- Заказ канцелярии, воды, хозтоваров
- Взаимодействие с клинингом, охраной, курьерскими службами
Административная поддержка
- Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции
- Ведение деловой переписки
- Подготовка документов, приказов, отчетов
- Работа с офисной техникой
Документооборот
- Регистрация входящей и исходящей документации
- Архивирование документов
- Контроль сроков исполнения
Работа с персоналом (частично)
- Встреча гостей и клиентов
- Организация командировок (билеты, гостиницы)
- Помощь HR-отделу (оформление пропусков, адаптация новых сотрудников)
Взаимодействие с подрядчиками
- Работа с арендодателем
- Контроль договоров на обслуживание офиса
- Сбор и передача счетов в бухгалтерию
Финансовые задачи (в рамках должности)
- Учет офисных расходов
- Контроль оплат по счетам
- Ведение мелкой отчетности
Дополнительные обязанности (в зависимости от компании)
Организация корпоративных мероприятий
Поддержка руководителя (функции ассистента)