Офис-менеджер
Офис-менеджер
Атырау, микрорайон Ардагер, 8-я улица, 4
Описание вакансии
Обязанности:
- Жизнеобеспечение офиса: Заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, кофе, хозяйственных товаров.
- Документооборот: Регистрация входящих/исходящих писем, учет, хранение, архивирование документов, работа с договорами.
- Административная поддержка: Встреча посетителей, прием телефонных звонков, организация совещаний, бронирование переговорных, назначение встреч
- Взаимодействие с персоналом: Организация рабочих мест для новых сотрудников, помощь в адаптации, контроль работы тех персонала, поваров, курьеров и клининга.
- Помощь руководству: Выполнение поручений, организация командировок (билеты, отели).,помощь отделам продаж и торговли (оформление и прием заявок)
- Бюджет: Контроль расходов на офисные нужды, взаимодействие с поставщиками, анализирование рынка и закуп в офис
- Взаимодействие с отделом логистики/складом: координация отгрузок, подготовка и принятие заявок на доставку
- Отчетность: подготовка ежедневных/еженедельных отчетов по продажам, ведение таблиц в Excel
- Разработка и подготовка: Составление, анализ, редактирование и согласование договоров (поставки, услуг, подряда) с клиентами и поставщиками.
- Согласование: Взаимодействие с внутренними подразделениями (бухгалтерия, отдел закупок, отдел кадров) для согласования условий договоров.
- Ведение базы: Регистрация, архивирование и хранение оригиналов контрактов, доп. соглашений и сопутствующей документации.
- Опытный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook).
- Грамотная устная и письменная речь, умение вежливо общаться с людьми.
- Знание оргтехники (принтер, сканер, АТС).
- Опыт работы от 1 года приветствуется (для позиций требующих самостоятельности).
- Личные качества: коммуникабельность, ответственность, доброжелательность, умение работать в режиме многозадачности.
- Опыт работы в сфере продаж и торговле
- Официальное трудоустройство: Согласно Трудовому Кодексу РК.
- График работы: Пн-Пт, с 09:00 до 18:00
- Заработная плата: Стабильная, раз в месяц
- Соцпакет: Оплачиваемый отпуск, больничные.
- Рабочее место: Комфортабельный офис, дружный коллектив. Обед за счет фирмы
Навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Внутренние коммуникации
- Хозяйственное обеспечение мероприятий
- Обеспечение техники безопасности
- Разработка штатного расписания
- Управление затратами
