Помощник/ассистент руководителя в офис

Мы являемся аккредитованной it-компанией, крупным веб-интегратором. Занимаемся повышением качества работы бизнеса и увеличение прибыли, путем автоматизации бизнес-процессов и разработкой индивидуальных проектов.

Мы пришли на IT-рынок в 2008 году, продолжаем расти и развиваться – четко понимаем, что мы хотим, уверенно идем к своим амбициозным целям дружной командой.

Мы ищем помощника директора, который станет правой рукой руководителя в быстрорастущей компании. Директор проводит 2–3 встречи ежедневно, ведёт 25+ новых сделок в месяц, и ему нужен человек, который возьмёт на себя документооборот, управление расписанием и операционную поддержку. Это не секретарская позиция — это роль, в которой вы будете влиять на скорость и качество работы всей компании.

Обязанности

Документооборот по продажам

• Генерация договоров по шаблонам в Битрикс24, выставление счетов и актов

• Отправка документов клиентам через ЭДО

• Контроль подписания документов с обеих сторон, напоминание директору о необходимости подписи

• Проверка корректности передачи данных из Битрикс24 в 1С (интеграция)

• Ведение реестра договоров: сроки действия, пролонгации, ключевые даты

Управление расписанием директора

• Планирование и координация встреч: согласование времени с контрагентами, координация выездных встреч

• Подготовка к встречам: сбор информации о клиенте, подготовка необходимых материалов и КП

• Оперативные переносы и разрешение конфликтов в расписании

Оцифровка встреч и постановка задач

• Для записанных встреч: передача записи AI-аналитику, проверка результата

• Для незаписанных встреч: приём устного пересказа от директора, структурирование информации, запрос дополнительных материалов у клиента

• Формирование задач аналитикам на подготовку коммерческих предложений с полным контекстом

• Контроль сроков исполнения задач, напоминания, эскалация просроченных

Коммуникации

• Приём входящих звонков на офисный телефон, маршрутизация обращений

• Фильтрация и первичная обработка входящей почты директора

• Оперативные ответы от имени директора по типовым вопросам

Поручения и операционная поддержка

• Выполнение разнообразных поручений директора

• Координация взаимодействия между отделами по задачам директора

• Подготовка сводок и отчётов по запросу

Требования

Обязательные

• Умение быстро и точно переводить устную информацию в структурированные письменные задачи — ключевой навык

• Высокая организованность, пунктуальность, внимание к деталям

• Способность работать в режиме многозадачности, умение расставлять приоритеты

• Грамотная устная и письменная речь

• Уверенный пользователь ПК, быстрая обучаемость новым инструментам

• Готовность задавать уточняющие вопросы, а не додумывать за директора

Желательные

• Опыт работы в Битрикс24 и/или 1С

• Опыт работы помощником руководителя или в аналогичной координационной роли

• Знание ЭДО

• Понимание процессов B2B-продаж

Мы предлагаем

• Работу в связке с директором — вы видите все процессы компании изнутри

• Понятный, структурированный функционал с полной загрузкой на рабочий день

• Возможности для профессионального роста

• Официальное трудоустройство

• Уютный офис в центре города