Помощник ректора

Основные должностные обязанности:

Обеспечивать рабочее место ректора необходимым организационно-техническим оборудованием, расходными материалами, канцелярскими принадлежностями. Создавать условия, способствующие его эффективной работе;

Обеспечивать взаимодействие ректора с представителями органов исполнительной власти и руководителями иных организаций, его телефонные переговоры. Согласовывать графики мероприятий ректора, подготавливать необходимую информацию для представительства ректора в органах исполнительной власти и иных организациях;

Вести деловую переписку с организациями (по поручению ректора).

По поручению ректора запрашивать и получать необходимые сведения от структурных подразделений университета, вызывать на прием работников университета, организовывать его деловые поездки;

Подготавливать заседания и совещания, проводимые ректором (сбор необходимых материалов, оповещение, составление повестки дня, регистрация участников), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний (по распоряжению ректора);

Принимать, регистрировать, передавать на рассмотрение ректором и рассылать исполнителям корреспонденцию, поступающую на официальный электронный адрес НГУ;

Вести делопроизводство ректора с применением систем электронного документооборота: СЭД НГУ, информационная система электронного документооборота Минобрнауки России;

Принимать, регистрировать и передавать адресатам телефонограммы, факсы, поступающие на номер телефона приемной ректора.

Профессиональные знания и навыки:

• Высшее образование – бакалавриат «Документационное обеспечение управления и архивоведение» или Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
• или Среднее профессиональное образование«Документационное обеспечение управления и архивоведение» - программы подготовки специалистов среднего звена или Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
• желательно знание английского языка;
• организация делопроизводства;
• правила оформления, обработки и хранения документов;
• уверенный пользователь ПК, свободное владение офисными программами, умение работать в системе электронного документооборота;
• правила эксплуатации организационной (офисной) техники;
• основы этики и эстетики, правила делового общения.

Деловые и личностные качества:

• доброжелательность;
• грамотная речь;
• коммуникабельность;
• аккуратность, опрятный внешний вид.