Бизнес-ассистент

Ижевск, улица Ленина, 45

Описание вакансии

Консалтинговая компания, предоставляющая бизнесу услуги в сфере кадрового и бухгалтерского учёта, HR-сопровождения и других направлений.

Миссия – помогать компаниям становиться гибкими и эффективными.

Мы расширяем штат профессионалов, в связи с этим открываем вакансию Бизнес ассистента.

Что предлагаем:

Режим работы , время работы оговаривается индивидуально;
Наставничество и систему адаптации;
Тренинги для личностного и профессионального развития;
Поддержку корпоративного психолога;
Корпоративную культуру, ориентированную на развитие;
Возможности для карьерного роста и поддержка инициативности.

Чем предстоит заниматься:

Организационная и Административная Поддержка Руководителя
Планирование рабочего дня: Эффективное управление календарем руководителя (Google Calendar, Outlook), планирование и координация встреч, совещаний, звонков, ведение расписания
Организация деловых встреч и совещаний: Подготовка и бронирование переговорных комнат, организация видеоконференций (Zoom, Teams), сбор и подготовка необходимых материалов (повестки, презентации, отчеты) Ведение протоколов встреч и фиксация ключевых договоренностей и задач
Деловая корреспонденция: Ведение входящей и исходящей деловой переписки (в том числе на иностранном языке, если требуется), обработка звонков, фильтрация и приоритизация сообщений
Документооборот: Ведение, систематизация, хранение и контроль движения внутренней и внешней документации, работа с электронным документооборотом (ЭДО) и CRM-системами
Организация командировок: Полная логистическая поддержка деловых поездок (бронирование билетов, отелей, трансферов, оформление виз, подготовка маршрутов). Возможно сопровождение руководителя в командировках
Операционная и Бизнес-поддержка:
Контроль поручений: Отслеживание статуса выполнения задач и поручений руководителя сотрудниками и отделами, контроль исполнительской дисциплины, своевременное информирование руководителя о ходе работ;
Сбор и анализ информации: Поиск, сбор, структурирование и анализ данных из открытых и закрытых источников по запросу руководителя (например, анализ конкурентов, рынка, поиск потенциальных партнеров);
Подготовка материалов: Создание, редактирование и форматирование аналитических отчетов, презентаций (PowerPoint, Canva) и других информационных материалов;
Взаимодействие с партнерами и подрядчиками: Ведение коммуникации с внешними контрагентами, партнерами, поставщиками и подрядчиками, поиск новых исполнителей для бизнес-задач и курирование их работы;