Офис-менеджер

В ведущую китайскую государственную компанию в сфере электроэнергетики, активно развивающую новые проекты в области электроэнергетики и устойчивого развития, требуется офис-менеджер.

Общая цель позиции

Обеспечение бесперебойной административной деятельности Представительства, координация офисных процессов, организационная поддержка руководства и сотрудников, а также сопровождение визитов иностранных делегаций и партнеров.

Основные обязанности

Административная поддержка

• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (договоры аренды, коммунальные услуги, закупки, поставщики);
• Контроль бюджета административных расходов;
• Организация документооборота (входящая/исходящая корреспонденция);
• Ведение реестров договоров и контроль сроков их действия;
• Подготовка служебных записок, приказов и административных документов;
• Организация архивирования документов;
• Координация внутренних запросов сотрудников по административным вопросам;
• Коммуникация с банками, нотариусами, государственными органами, поставщиками.

Поддержка руководства и иностранных делегаций

• Организация и сопровождение встреч, переговоров, визитов иностранных делегаций;
• Визовая поддержка, миграционные вопросы (при необходимости);
• Организация командировок (билеты, визы, приглашения, бронирование);
• Ведение календаря руководителя;
• Подготовка презентационных и справочных материалов;
• Подготовка переговорных комнат;
• Заказ и оформление рекламной и сувенирной продукции;
• Организация деловых ужинов и иных мероприятий;
• Координация логистики и протокольных вопросов.

Иные задачи

• Подготовка первичных документов для бухгалтерии;
• Контроль оплат счетов;
• Ведение административной отчетности;
• Поддержка HR-администрирования (по необходимости);
• Содействие в оформлении корпоративных решений;

• Выполнение поручений руководства в рамках административной деятельности.

Требования

• Высшее образование;
• Опыт работы в административной роли от 2 лет. Опыт работы в представительстве иностранной компании / международной организации будет преимуществом;
• Опыт организации визитов иностранных делегаций;
• Уверенное владение MS Office;
• Навыки ведения деловой переписки;
• Навыки планирования и многозадачности;
• Знание английского или китайского языка;
• Знание делового протокола — желательно;
• Организованность, внимательность к деталям, ответственность;
• Стрессоустойчивость и дисциплинированность;
• Конфиденциальность.

Условия труда

• Полная занятость, работа в офисе в г. Астана;
• График 5/2;
• Оформление в соответствии с ТК РК;
• Конкурентная заработная плата.