Координатор международных выставок / Exhibition Operations Coordinator (группа брендов)

Мы — группа потребительских брендов (косметика, средства по уходу за полостью рта), активно развивающихся на международных рынках.

Выставки — один из ключевых каналов роста и лидогенерации для наших B2B-направлений. Сейчас — около 25 международных выставок в год, с потенциалом масштабирования до 40 мероприятий.

Мы ищем человека, который станет центром управления выставочной программой и возьмёт на себя координацию всех операционных процессов подготовки. Это не позиция ивент-менеджера «на площадке», а системная операционная роль: вам предстоит синхронизировать маркетинг, производство, логистику, подрядчиков и команду продаж так, чтобы каждая выставка проходила без срывов и хаоса. Вы будете вести выставки как портфель проектов: параллельно управлять несколькими мероприятиями, держать строгие дедлайны и координировать десятки участников процесса. Здесь действительно потребуется сильная оперативная память, внимательность и умение быстро переключаться между задачами.

На старте ключевая задача — выстроить прозрачные процессы, трекеры и контроль сроков. По мере стабилизации системы возможны командировки на ключевые международные мероприятия.

Подчинение — напрямую руководителю B2B-направления. Формально без подчинённых, но с высокой зоной влияния на результат и эффективность канала.

Задачи:

• Ведение календаря выставок и контрольных точек;
• Создание и поддержание единого трекера статусов;
• Сбор целей, фокуса продукта, ключевых сообщений и KPI;
• Риск-менеджмент на стыках: маркетинг ↔ производство ↔ логистика ↔ подрядчики ↔ команда

• Координация застройщика: концепция, бюджет, сроки производства;
• Контроль монтаж/демонтаж;
• Согласование требований организаторов и дедлайнов

• Контроль готовности всех материалов: каталоги, презентации, POS, видео, сувенирка, форма команды;
• Постановка задач дизайну и маркетингу;
• Финальная проверка комплектности перед отправкой

• Организация отправки образцов и оборудования;
• Контроль упаковки и маркировки;
• Координация со складом и логистическими партнёрами;
• Наличие резервных сценариев

• Подготовка чек-листов и инструкций;
• Удалённая координация во время мероприятия

• Сбор результатов и отчётов;
• Анализ и улучшение процессов;
• Обновление стандартов и шаблонов

• Опыт организации международных выставок (со стороны бренда / производителя / агентства);

• Опыт координации сложных проектов с большим количеством участников;

• Английский язык от B2 (переписка и созвоны);

• Сильная операционная системность;

• Спокойствие в динамике и ответственность за сроки

Будет плюсом:

• Опыт выстраивания процессов с нуля;

• Опыт международной логистики выставочных грузов;

• Опыт взаимодействия с маркетингом и коммерцией

Как мы поймём, что вы успешны:

• Выставки проходят без критических форс-мажоров

• Есть прозрачная система контроля сроков

• Команда реально пользуется трекером

• После каждого мероприятия — чёткий пакет результатов и улучшений

• Фиксированный оклад 120 000 ₽ на руки;

• Дополнительная переменная часть — среднемесячный план KPI до 50 000 ₽ (по итогам года), привязанный к качеству подготовки и эффективности выставочной программы;

• Управление международной программой масштабного проекта;

• Высокую автономность и прямое взаимодействие с руководством B2B;

• Возможность влиять на процессы и стандарты;

• Гибридный формат работы (Москва);

• Командировки на ключевые международные мероприятия;

• Оформление по договору оказания услуг (ИП / самозанятость), налоговую нагрузку компенсируем со своей стороны