Личный помощник руководителя

Сегодня мы в поисках личного помощника руководителя!

Должностные обязанности:

• Ведение ежедневного, еженедельного и перспективного календаря встреч (тайм-менеджмент) руководителя.

• Координация встреч, совещаний и мероприятий, согласование дат и времени с приглашенными сторонами.

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

• Составление писем, запросов, ответов и других документов по поручению руководителя.

• Мониторинг актуальных событий (внутренних и внешних), важных для деятельности руководителя.

• Оперативное информирование руководителя о важных звонках, сообщениях, событиях и изменениях в расписании.

• Организация бесперебойной работы средств связи (телефон, электронная почта, мессенджеры), первичная фильтрация входящих обращений.

• Полная организация командировок (Travel Service): бронирование и выписка авиа и ж/д билетов, трансферов, гостиниц, оформление виз.

• Управление программами лояльности: накопление и использование миль/бонусов для оптимизации расходов на перелеты.

• Составление смет расходов на поездки, подготовка авансовых отчетов и отслеживание финансовой отчетности по командировкам.

• Сбор и систематизация чеков, счетов, посадочных талонов, подготовка документов для передачи в бухгалтерию.

• Периодический анализ и оптимизация расходов на транспорт и проживание

• Организация чаепитий и кофе-брейков для руководителя и гостей в соответствии с протоколом или по мере необходимости (функция "чай/кофе").

• Выполнение отдельных личных поручений руководителя (оплата счетов, покупка небольших подарков, бронирование столиков в ресторанах и т.д.).

Требования:

- На должности личного помощника важно быть глубоко заинтересованным в деятельности руководителя, быть вовлеченным во многие аспекты его жизни, быть готовым к ненормированному рабочему дню. Формальный подход исключается!

Обязательные навыки и качества:

- Опыт личного помощника руководителя.

- Высокий уровень ответственности, надежности, аккуратности;

- Способность систематизировать данные, организовывать процессы;

- Доброжелательность, тактичность, стрессоустойчивость;

- Презентабельность, хорошая речь, знание этикета;

- Знание английского языка на разговорном уровне обязательно, знание немецкого языка приветствуется.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Удобный современный офис с видом на Волгу;
• Работа в приятном дружном коллективе;
• Итоговый размер заработной платы обсуждается на собеседовании с руководителем.