Секретарь

Секретарь / Личный ассистент руководителя

О вакансии

Ищем секретаря / личного ассистента руководителя, который обеспечит качественную административную поддержку: календарь, коммуникации, документы, организация встреч и командировок, а также выполнение поручений личного характера (в разумных рамках и по предварительной договоренности). Для нас важны: свободный казахский/русский/английский, высокий уровень самоорганизации, «живой ум», внимательность к деталям, конфиденциальность и презентабельный деловой внешний вид.

Обязанности

1) Административная поддержка руководителя

• Ведение календаря руководителя: планирование дня, напоминания, согласование времени, приоритизация задач.

• Организация встреч/переговоров/созвонов: согласование повестки и участников, подготовка материалов, протоколирование ключевых договоренностей.

• Деловая переписка и коммуникации с партнёрами/клиентами/подрядчиками на KZ/RU/EN, фильтрация входящих обращений.

• Подготовка документов (по шаблонам и стандартам компании): письма, запросы, служебные записки, приложения, справки; оформление, печать, сканирование, систематизация.

2) Делопроизводство, реестры и архив

• Организация и ведение делопроизводства в соответствии с внутренними регламентами.

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), присвоение регистрационных номеров, распределение по ответственным.

• Ведение журналов/реестров входящих и исходящих документов, актуализация статусов, контроль исполнения и сроков.

• Формирование, систематизация и хранение документов: номенклатура дел, подшивка/папки, обеспечение оперативного поиска по запросу руководителя.

• Создание и поддержание структурированного архива (электронного и/или бумажного): правила наименования файлов, контроль полноты, доступов, конфиденциальности и сохранности.

• Подготовка документов к передаче в архив/долгосрочное хранение.

3) Организация командировок и логистики

• Планирование командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты, бронирования, согласование графика.

• Подготовка сопроводительных материалов и документов по поездкам (по необходимости).

4) Офисная координация

• Координация офисных задач: курьерские отправления, канцелярия, организация приема гостей, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.

5) Поручения личного характера (по договорённости)

• Организация личных вопросов: бронирования, заказы/покупки, поиск и сравнение услуг, доставка.

• Координация личных задач через подрядчиков (сервис, ремонт, запись к специалистам).

• Организация подарков/поздравлений/мероприятий, логистика.

Объём личных поручений и границы задач фиксируются на старте сотрудничества, чтобы формат был прозрачным и комфортным.

Требования

• Языки: казахский, английский - разговорный уровень, русский — свободно (устно и письменно).

• Опыт работы секретарём/ассистентом руководителя/офис-менеджером/PA — желательно от 1 года.

• Практический опыт делопроизводства: регистрация и учёт входящей/исходящей корреспонденции, ведение журналов/реестров, формирование архива (бумажного/электронного).

• Грамотная письменная речь, умение писать деловые письма, соблюдение делового тона.

• Уверенное владение ПК: Битрикс24 / MS Office, календарь, документы, таблицы, мессенджеры.

• Высокая организованность, внимательность к деталям, пунктуальность, умение работать с приоритетами.

• Конфиденциальность, тактичность, корректность в коммуникации (готовность подписать NDA).

• Опрятный, презентабельный внешний вид, соблюдение делового дресс-кода.

Будет плюсом

• Опыт работы с иностранными партнёрами и международной перепиской.

• Навыки подготовки презентаций (PowerPoint / Google Slides).

• Понимание базового документооборота (счета/договора/акты на уровне “собрать/проверить/согласовать”).

Условия

• Работа напрямую с руководителем, высокая вовлеченность в управленческие процессы.

• Офис в Алматы, график 5/2 (стандартный рабочий день; эпизодически — связь вне графика по срочным вопросам, по договорённости).

• Оформление: официальное трудоустройство (испытательный срок 1–3 месяца).

• Стабильная оплата: фикс + бонус по результатам (обсуждается).

• Компенсации по рабочим задачам: корпоративная связь/такси/расходы по поручениям — по правилам компании.

• Перспектива роста до Executive Assistant / Office Manager / Project Coordinator.