Помощник/ассистент руководителя

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Разбор и сортировка входящей почты (e-mail): приоритизация, подготовка ответов.
Ведение деловой переписки от имени руководителя (на английском).
Ведение календаря руководителя: встречи, напоминания, синхронизация созвонов.
Организация онлайн- и офлайн-встреч (создание ссылок, согласование времени, повестка).
Организация поездок:
Покупка авиа-билетов.
Бронирование отелей.
Подготовка маршрутов, расписаний поездок.
Записи к врачам / сервисам,
Финансовые и операционные задачи:
Оплата счетов, подписок, сервисов.
Контроль сроков оплат.
Работа с документами, в т.ч. проверка юридических договоров на базовом уровне (на английском языке) по бытовым нуждам (машины, страховки и проч.)
Хранение и структурирование документов (Google Drive / Notion / CRM).
Подготовка шаблонов договоров, писем, NDA.

Дополнительные и расширенные задачи
(могут добавляться по мере роста доверия и загрузки)
Подготовка презентаций, отчетов, сводок для руководителя.
Сбор и анализ информации (ресерч подрядчиков, сервисов, рынков).
Взаимодействие с подрядчиками, партнёрами, клиентами.
Контроль выполнения задач командой (follow-up, дедлайны).
Ведение внутренних таблиц, баз данных, чек-листов.
Помощь в найме: первичный скрининг резюме, коммуникация с кандидатами.
И другие персональные задачи руководителя.

Требования:

Опыт работы ассистентом / офис-менеджером / project coordinator (желательно).
Английский язык — уровень Intermediate и выше (письменно и устно).
Умение работать с e-mail, календарями, Google Docs / Excel.
Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Внимательность к деталям, аккуратность в документах.
Умение быстро переключаться между задачами.

Формат работы:
График: с 9:00 AM до 5:00 PM по времени Нью-Йорка (EST / EDT).
Полная занятость.
Онлайн-формат (удалённо).

Будет плюсом:
Опыт работы с руководителями / собственниками бизнеса.
Опыт работы с международными командами.