Руководитель отдела документооборота и координации проектов

Основные задачи:

• Полное ведение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции по проектам.

• Контроль регистрации, распределения и сроков обработки документов всеми подразделениями.

• Обеспечение своевременной передачи писем, уведомлений, запросов, ответов и сопроводительных документов.

• Организация и контроль оборота актов, УПД, счетов, закрывающих документов.

• Проверка комплектности документов перед передачей в бухгалтерию и финансовый блок.

• Проведение документов в ЭДО и 1С, контроль корректности данных.

• Контроль соблюдения сроков подписания и проведения оплат в соответствии с договорами.

• Координация обмена документами между строительным департаментом, сметным отделом, договорным отделом, технадзором и другими подразделениями.

• Своевременное получение недостающих данных, согласований и подтверждений.

• Ведение деловой переписки с подрядчиками по вопросам документооборота, актов, закрытий и оплат.

• Руководство командой от 3 человек: распределение задач, контроль сроков, обучение.

• Разработка и внедрение внутренних регламентов и инструкций по документообороту.

• Еженедельная отчетность директору по статусу корреспонденции, актов и оплат.

• Исключение ситуаций просроченных ответов, влияющих на разрешительную документацию, договоры или штрафные санкции.

• Своевременная фиксация уведомлений, претензий и официальных писем, влияющих на обязательства компании.

• Ведение единой структуры хранения документов в электронном и бумажном архиве.

• Подготовка комплектов документов по запросам руководства, надзорных органов или аудита.

• Анализ сроков прохождения документов, выявление узких мест, предложения по оптимизации процессов.

• Подготовка сводных реестров по всем проектам для директора и акционера.

Наши пожелания к успешному кандидату:

• Опыт работы от 3 лет в строительных или девелоперских компаниях.
• Глубокое понимание процессов документооборота: корреспонденция, акты, УПД, закрывающие документы, ЭДО и 1С.
• Умение работать в многозадачной среде с высоким объемом документов.
• Опыт управления командой от 2–3 человек.
• Продвинутый пользователь 1С и ЭДО (Диадок, СБИС или аналоги).
• Уверенное владение VS Office (реестры, отчёты, контрольные таблицы).
• Высокая организованность, внимательность и дисциплина.
• Способность быстро структурировать информацию и доводить задачи до результата.
• Коммуникабельность и умение взаимодействовать с контрагентами и внутренними подразделениями.

Мы предлагаем:

• Оформление и социальные гарантии согласно ТКРФ
• Официальную заработную плату и своевременные выплаты
• Возможность для профессионального развития и карьерного роста
• Сплоченный коллектив
• Поздравления и подарки от Компании
• Яркие корпоративные мероприятия
• ДМС
• График работы 5/2
• Место работы, современный офис в Москва-Сити башня Федерации

• В сопроводительном письме просим указать желаемый уровень дохода и проекты которые вы вы реализовали!

• Ждем Ваше резюме!