Секретарь руководителя

Обязанности:

1. Организация работы и графика директора:

· Полное ведение и координация календаря директора: планирование встреч, совещаний, переговоров и командировок.

· Подготовка ежедневного расписания и необходимых материалов на день.

· Организация совещаний (оповещение участников, подготовка повестки и техники).

· Встреча и сопровождение гостей и партнеров директора.

2. Документооборот и информационное обеспечение:

· Прием, регистрация, распределение входящей корреспонденции (почтовой, электронной, факсов) и контроль сроков ответа.

· Подготовка, оформление и отправка исходящих писем, приказов, служебных записок и других документов.

· Подготовка документов на подпись

· Ведение архива документов (электронного и бумажного), оперативный поиск необходимой информации.

· Набор, редактирование и проверка текстовых документов, презентаций, таблиц.

3. Коммуникации и связь:

· Прием и фильтрация входящих телефонных звонков, первичное информирование, переключение на соответствующих специалистов.

· Поддержание профессиональной коммуникации с сотрудниками организации, клиентами и внешними организациями.

4. Административно-хозяйственное обеспечение:

· Подготовка и организация рабочего места директора.

· Контроль за состоянием оргтехники в кабинете директора и переговорных, заказ канцелярии и расходных материалов.

· Организация командировок директора (бронирование билетов, отелей, оформление документов).

· Выполнение поручений директора в рамках компетенции.

Требования:

· Образование: Высшее (желательно — управление, документоведение).

· Опыт работы: От 3 года на аналогичной должности или в административной позиции.

· Профессиональные навыки:

· Свободное владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), опыт работы с офисной техникой.

· Грамотная устная и письменная речь.

· Навыки делового общения и телефонного этикета.

· Навыки ведения и оформления протоколов совещаний.

· Умение работать с большим объемом документов и информации.

· Знание английского языка на уровне Upper-Intermediate (B2) будет серьезным преимуществом.

· Основы делопроизводства.

· Личные качества:

· Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

· Аналитический склад ума, умение работать с данными, структурировать информацию и выделять ключевые моменты.

· Высокая организованность, внимательность к деталям, исполнительность.

· Дисциплинированность, тактичность и конфиденциальность.

· Опрятный внешний вид, коммуникабельность, инициативность в рамках задач.

· Умение предвидеть потребности руководителя и работать на опережение.

Условия:

· Оформление согласно ТК РФ, бессрочный трудовой договор.

• Соблюдение всех социальных гарантий согласно ТК РФ.

· Работа в офисе в непосредственном контакте с руководством.

· Полный рабочий день, возможен ненормированный график по необходимости.