Координатор коммерческого департамента

Позиция: Координатор коммерческого департамента.

Общее описание:
Координатор коммерческого департамента является ключевым звеном в обеспечении операционной эффективности и документооборота. Роль предполагает комплексную административную, организационную и аналитическую поддержку нескольких отделов: коммерческого директора, отдела медицинского продвижения, отдела по работе с ключевыми клиентами и отдела по работе с дистрибьюторами и аптечными сетями.

Основные обязанности:

Документооборот и администрирование договоров:

• Полный цикл подготовки, согласования и контроля договоров в системе 1С: с врачами, поставщиками услуг (рекламные агентства, ивент-партнеры), на проведение мероприятий (конференции, вебинары), а также документов по прямым контрактам (СТМ).

• Подготовка и оформление внутренней документации: служебные записки, документы на командировки (приказы, авансовые отчеты).

• Поддержка документооборота с дистрибьюторами и клиентами (согласование, регистрация, контроль подписания).

Операционная и финансовая поддержка в 1С:

• Заведение и отслеживание заявок на оплату, подготовка информации для бухгалтерии по взаимозачетам.

• Формирование оперативной отчетности в 1С и Excel: по движению товаров, остаткам, выполнению планов и бюджетов, дебиторской задолженности.

• Контроль и сверка данных по маркетинговым выплатам, отслеживание образцов продукции.

Организационная поддержка и логистика:

• Организация совещаний руководителей отделов и встреч с клиентами (офлайн/онлайн), ведение протоколов.

• Контроль логистики для участников мероприятий (бронь билетов, отелей), учет и контроль рассылки рекламных материалов на конференции.

• Техническая поддержка в заведении карточек продукции в личных кабинетах дистрибьюторов.

Администрирование рабочих процессов и отчетность:

• Работа в Bitrix24: постановка задач, контроль сроков исполнения, актуализация проектов.

• Ведение и актуализация сводных таблиц и отчетов по департаменту.

• Сбор, систематизация и подготовка данных для анализа выполнения планов и бюджета.

Требования к кандидату:

• Опыт административной работы, координации, делопроизводства.

• Высшее образование (предпочтительно в области экономики, управления или маркетинга).

• Знание работы в системе 1С — обязательно.

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Отличные организационные навыки и внимание к деталям.

• Способность работать в условиях многозадачности и соблюдать сроки.

• Хорошие коммуникативные навыки и умение работать в команде.

Условия:

• Работа в стабильной компании в современном офисе.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.

• Оклад + премия. Вся зарплата белая.

• Полный рабочий день 5/2 с 8/9 до 17/18 , в пятницу день на 1 час короче.