Бизнес-ассистент собственника компании

Привет, мой будущий сотрудник! Меня зовут Артур Рафаилевич, я основатель компании ООО АРТ ГРУПП. Уже 5 лет мы успешно ремонтируем и предоставляем сервисное обслуживание для различных металлоконструкций ( ворота, двери, перегрузочное оборудование и др.).

Бизнес растет, на сегодня штат нашей компании около 30 сотрудников, и мне уже требуется сильный помощник, моя правая рука - опытный бизнес ассистент с сильной функцией найма и оптимизацией, структурированием операционных процессов.

Мне нужен осознанный, структурный, внимательный сотрудник, нацеленный на долгосрочное сотрудничество, развитие и рост.

Обязанности:

• Контролировать операционную деятельность: Организовывать и следить за исполнением, структурировать задачи, доводить до результата через трекинг и уместное давление на сотрудников при необходимости (с целью их ускорения), коммуникация с руководителями, контроль закупок, поиск самых выгодных поставщиков, ежемесячный анализ эффективности взаимодействия с ними. Вести календарь руководителя.

• Вести финансовую аналитику: Ведение финансовой отчетности, проверка финансовых документов, взаимодействие по финансовым вопросам с отделом бухгалтерии. Создавать и вести сводные таблицы, анализировать их, считать KPI, проверять данные мастеров, контролировать расходы, подготавливать отчеты.

• Нанимать персонал: от разработки стратегии где и как искать до адаптации и организации рабочего места в офисе. Искать нужно будет в основном мастеров, РМ, руководителей. Проводить первичные звонки, фильтровать кандидатов, организовывать собеседование, оценивать их мотивацию.

• Ежедневно мониторить тендерные площадки и собирать необходимые документов из смежных отделов для подачи заявки.

• Внедрить в компанию CRM систему или другую программу, для удобной работы всей команды с задачами с учетом специфики деятельности компании.

• Постоянно актуализировать должностные инструкции, регламенты. Создать базу знаний.

• Контролировать обеспечение жизнедеятельности офиса и рабочих условий: своевременный заказ воды, кофе, канцелярии, вызов мастеров при необходимости.

• Возможны личные поручения руководителя ( до 20 % от общей массы обязанностей).

Для успешной работы Вам потребуется:

• Опыт бизнес-ассистентом / операционным управляющим / HR generalist-ом или опыт в финансовой компании с большим количеством данных, отчетов, таблиц от 2-х лет.

• Опыт найма сотрудников, их адаптации в компании, написания регламентов и ДИ. Создания базы знаний в компании будет большим плюсом.

• Опыт внедрения и дальнейшего успешного использования CRM системы или другой программы таск -трекера.

• Умение работать с таблицами Microsoft Office, Google таблицы, писать формулы, анализировать и структурировать большой объем информации

• Умение работать в режиме многозадачности, быть внимательным и структурным, уметь организовывать других.

• Опыт ведение календаря руководителя, опыт Travel-поддержки руководителя и умение находить нужных подрядчиков и контролировать их работу.

• Быть нацеленным на развитие и рост, иметь проактивную жизненную позицию.

Условия:

• Полная офисная занятость 5/2 с 9 до 18. Офис расположен по адресу г. Москва, Алтуфьевское шоссе, 41А, строение 5.

• Оформление - первый месяц СМЗ, далее ТК РФ.

• ЗП оклад+ бонусы, совокупно от 120 т р и выше.

• Вакансия предусматривает карьерный рост, позиция обсуждаема.

• Условия отбора предполагают тестовое задание.

• Вовлеченный адекватный структурный собственник, который лично вовлечен в улучшение процессов.

• Компания вкладывается в своих сотрудников, оплачивая им необходимые обучения для развития.

Если в вакансии Вы узнали себя, скорее откликайтесь и до встречи на собеседовании!