Офис-менеджер

Обязанности офис-менеджера

1. Организация работы офиса

• Обеспечение бесперебойной работы офиса

• Заказ и контроль канцелярских товаров, воды, хозтоваров

• Контроль состояния офиса, взаимодействие с клинингом и техслужбами

2. Административная поддержка

• Приём и распределение входящих звонков

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

• Встреча посетителей, гостей, курьеров

3. Документооборот

• Ведение и регистрация документов

• Подготовка писем, приказов, служебных записок

• Работа с договорами, счетами, актами (по поручению руководства)

• Архивация документов

• Умение работать с СЭД

4. Поддержка руководства и сотрудников

• Выполнение поручений руководителя

• Организация встреч, совещаний

• Командировки (бронирование билетов, отелей — при необходимости)

5. Взаимодействие с подрядчиками

• Связь с поставщиками услуг и товаров

• Контроль счетов и оплат совместно с бухгалтерией

Требования к офис-менеджеру

Образование и опыт

• Среднее специальное или высшее образование

• Опыт работы офис-менеджером / администратором от 1 года (возможно без опыта)

Профессиональные навыки

• Уверенное владение ПК (MS Word, Excel, Outlook)

• Знание офисной техники

• Навыки деловой переписки и общения

• Знание основ делопроизводства

Личностные качества

• Ответственность и аккуратность

• Коммуникабельность

• Внимательность к деталям

• Стрессоустойчивость

• Умение работать в режиме многозадачности

• Английский язык В2 - С1

• Опыт работы с большим объёмом документов