Делопроизводитель

1. Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции:

Прием почты (электронной и бумажной).

Фиксация входящих документов в журнале или электронной системе (присвоение входящего номера и даты).

Предварительный просмотр и сортировка по адресатам, срочности и важности.

Передача документов исполнителям под роспись.

Контроль сроков прохождения документа.

2. Отправка исходящей корреспонденции:

Проверка правильности оформления исходящих документов (наличие подписи, виз, даты, регистрационного номера, приложений).

Регистрация исходящих документов.

Отправка почты через курьерские службы, «Почту России» или по электронным каналам связи.

Формирование и ведение копий отправленных документов.

3. Регистрация и учет внутренних документов:

Регистрация приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок, договоров и других документов.

Присвоение документам регистрационных номеров по установленной номенклатуре.

Ведение журналов регистрации (в бумажном или электронном виде).

4. Контроль за исполнением документов и поручений:

Отслеживание сроков исполнения документов (по резолюциям руководителя).

Напоминание ответственным исполнителям о приближающихся или просроченных сроках.

Подготовка сводок и отчетов о состоянии исполнительской дисциплины для руководства.

5. Формирование, ведение и хранение дел:

Систематизация документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Обеспечение сохранности документов.

Подготовка дел для текущей работы сотрудников.

Выдача документов во временное пользование с отметкой в журнале.

Подготовка документов к архивному хранению: оформление обложек, составление описей, etc.

6. Справочно-информационная работа:

Быстрый поиск необходимых документов и информации по запросам сотрудников и руководства.

Подготовка выписок, копий документов.

Ведение картотек или баз данных для оперативного поиска.

7. Организационно-техническое обеспечение:

Подготовка проектов документов по указанию руководителя.

Копирование, сканирование документов.

Участие в подготовке совещаний (сбор материалов, ведение протокола).

Ведение документооборота в системах электронного документооборота (СЭД), таких как «Директум», «1С-Документооборот» и других.

Налоговое законодательство: Счет-фактуры, УПД, накладные (ТОРГ-12) должны соответствовать требованиям НК РФ для подтверждения расходов и НДС.

Бухгалтерское законодательство: Правильное оформление первичных учетных документов (ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Транспортное законодательство:

• Закон «Устав автомобильного транспорта» – регулирует перевозки внутри РФ.

• Конвенции (для международных перевозок): КДПГ (CMR), TIR, Конвенция о контракте на международную перевозку грузов.