Секретарь, офис-менеджер

• Протокольный и опрятный внешний вид
• Работа по полному организационному обеспечению деятельности представительства и приёмной
• Информационное и материально-техническое обеспечение рабочих совещаний и заседаний, в том числе в режиме видеоконференцсвязи.
• Обработка документов в АСЭД, в том числе создание документов, редактирование, перемещение по маршруту, исполнение, контроль, в пределах прав доступа и в соответствии с должностными обязанностями.
• Личные поручения руководителя.
• ведение рабочего графика руководителя;
• коммуникация с офисными сотрудниками и сотрудниками правительства области , с водителями/курьерами/уборщицей;
• поиск, обработка и структурирование информации по поручению руководителя;
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии и т.д.);
• организация и обеспечение порядка в приёмной и кабинетах (в т.ч. в комнатах отдыха для сотрудников)
• ведение расходов по статьям: командировочные расходы, расходы на хоз. товары, ремонтные работы, расходы на закупку продуктов для руководителей и т.д.

Требования:

• опыт работы секретарем от 1 года!
• знание делового этикета;
• грамотный русский язык (устный и письменный);
• уверенный пользователь ПК (Microsoft Office) и всей оргтехникой
• хорошие навыки коммуникации, неконфликтность, ответственность, внимательность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, пунктуальность
• коммуникабельность;
• ответственность, внимание к деталям, способность работать в режиме многозадачности;
• Высшее образование (ТОЛЬКО специалитет или магистратура!)
• Знание русского языка (основные правила орфографии и пунктуации)
• Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий.
• Умения, характеризующие профессиональные и личностные качества: встречи и общение с гражданами, а также представителями организаций
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Обработка входящих/исходящих писем по электронной почте;
• Встреча и сопровождение гостей (чай/кофе);
• Бронирование переговорных;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Отслеживание важных мероприятий и дат, заказ подарков и цветов.

• График 5/2.
• Расположение рядом с м.Кропоткинская.