Бизнес-ассистент с функциями Project Manager

Кто мы, сеть суши-магазинов, масштабируемся и в нашу команду мы приглашаем, бизнес-ассистента, в планах за 1-2 года из 3-х точек вырасти в прибыльную сеть из 5+ единиц.

Обязанности:

• 1. Управление проектами и стратегическими инициативами:
  · Сбор, структурирование и контроль всех стратегических программ от руководителей (оцифровка, аналитика, совершенствование процессов).
  · Ведение общего план-графика, проактивный контроль дедлайнов, организация встреч с ответственными (Коммерческий директор, HR BP и др.) для актуализации статусов.
  · Координация кросс-функциональных проектов без явного владельца (запуск и продвижение книги, внедрение систем, построение KPI).
  
  2. Централизация и управление процессом найма:
  · Выступление единой точкой контакта для всех рекрутинговых подрядчиков (агентств и фрилансеров).
  · Формализация заявок на вакансии от руководителей, передача подрядчикам и контроль их KPI (сроки, качество кандидатов).
  · Администрирование воронки найма в Битрикс24: создание вакансий, ведение карточек, отслеживание этапов.
  · Подготовка еженедельной аналитики по найму для CEO (время закрытия, стоимость, конверсия).
  
  3. Протоколирование и управление задачами:
  · Участие в ключевых встречах под руководством CEO, фиксация решений и извлечение конкретных задач.
  · Формулировка и постановка задач в Битрикс24 ответственным исполнителям, использование AI для структурирования и сбора информации.
  · Контроль исполнения поручений, напоминание о дедлайнах.
  4. Аналитика и поддержка принятия решений:
  
  · Сбор и предварительный анализ данных по эффективности сотрудников/отделов.
  · Подготовка сводок, отчетов и презентаций по проектам.
  · Прогнозирование рисков срыва дедлайнов.
  
  5. Административное управление и оптимизация:
  · Курирование внедрения и ведения корпоративных систем (база знаний, реестр паролей).
  · Выполнение специальных поручений CEO по развитию "недостроенных" процессов.
  
  Результаты, которые мы ждем через 3 месяца (KPI)
  1. Создана и актуальна Единая панель управления проектами и наймом в Битрикс24 с видимостью статусов и дедлайнов для CEO.
  2. Налажена эффективная система работы с подрядчиками: 100% вакансий ведутся через координатора, срок закрытия вакансий снижен на 20%.
  3. 100% решений ключевых встреч формализованы в задачи с исполнителями и сроками, количество "зависших" задач снижено на 80%.
  4. Запущено и курируется не менее 2-х стратегических проектов (например, продвижение книги, построение системы KPI).
  5. Внедрена система регулярной отчетности (еженедельный дайджест по проектам и найму).

Требования:

· Опыт работы на позиции бизнес-ассистента, администратора проектов или координатора от 2-х лет.
· Опыт ведения проектов: понимание основ проектного управления, умение работать с планами, дедлайнами, рисками.
· Опыт координации с подрядчиками: управление внешними исполнителями, контроль KPI.
· Продвинутый пользователь Битрикс24 (или аналогов) и MS Office / Google Workspace (особенно таблицы).
· Системное и аналитическое мышление: умение структурировать большие объемы информации.
· Проактивность и инициативность: нацеленность на результат, работа без постоянного напоминания.
· Высокие коммуникативные навыки: умение мягко, но настойчиво взаимодействовать с руководителями.

Желательные качества (большой плюс):
· Опыт в роли секретаря проектного офиса.
· Навыки работы с AI-инструментами (ChatGPT, Claude) для анализа и структурирования.
· Понимание бизнес-метрик (KPI) и основ построения отчетности.

Личностные качества:
· Самостоятельность и ответственность: «Человек-опора».
· Стрессоустойчивость: работа в условиях многозадачности.
· Педантичность и внимание к деталям.
· Умение хранить коммерческую тайну.
· Высокий энергетический уровень и желание расти.

· Роль правой руки основателя: прямое влияние на развитие компании и доступ к принятию стратегических решений.
· Карьерный лифт: прямой путь роста до руководителя проектного офиса (Head of PMO) или операционного директора (COO).
· Уникальный опыт: возможность изнутри участвовать в построении бизнес-процессов с нуля.
· Работа с сильной командой амбициозных профессионалов.
· Конкурентный уровень дохода + бонусы за выполнение ключевых проектов.
· Гибкий график и современный офис.