Руководитель направления электронного документооборота

О компании

EMEX — компания с большой и интересной историей, один из первых маркетплейсов на рынке РФ. Cейчас EMEX — международный холдинг, который включает торговый, информационный, и фулфилмент бизнесы: EMEX.ru, EMEX.DWC в ОАЭ, фулфилмент оператор HWC.

• Информационный бизнес — соединяет покупателей и продавцов и агрегирует информацию о 55 миллионах товарных предложениях.
• Торговый бизнес — самостоятельно приобретает и продает товары, и задает планку качества продуктов на маркетплейсе.
• Фулфилмент бизнес — формирует глобальную сеть дистрибуции и предоставляет услуги по хранению, обработке и доставке в более, чем 30 стран мира.
• Бэк-офис / Управляющая компания — новое направление, выделяемое в самостоятельный бизнес. Мы отвечаем за управление деньгами, людьми, рисками и правилами во всей группе компаний.

EMEX — стабильный бизнес: на протяжении 20+ лет мы прибыльны каждый квартал. Достигнув определенного размера бизнеса и масштаба операций, компания столкнулась со всеми последствиями быстрого роста. Сейчас у бизнеса есть задача — быть эффективным, а для этого нужно достичь промежуточных целей по измеримости и управляемости. Для этого мы перепроектируем структуру всех компаний и значительно усиливаем наш фулфилмент бизнес.

О команде

Вы присоединитесь к команде Back Office, которая создаёт архитектуру управления финансами, людьми и рисками EMEX.

В России электронный документооборот уже внедрён и функционирует в финансовом и юридическом контуре, однако ряд операций — в доставке и торговле — всё ещё выполняется на бумаге. Для поддержки этих процессов есть команда, которая ежедневно обрабатывает бумажные документы.

В ОАЭ документооборот преимущественно бумажный, и команды, отвечающей за его цифровизацию, нет. Именно здесь предстоит создать систему с нуля — от архитектуры и инструментов до стандартов работы.

Кого и зачем мы ищем

Мы ищем Document Flow Lead — человека, который сможет построить управляемую систему документооборота в Emex:

• в ОАЭ — создать систему ЭДО с нуля, внедрить электронную подпись и e-invoicing,
• в России — довести систему ЭДО до полного охвата всех операций, устранить бумажные участки и повысить эффективность текущей команды.

Цели на 2025-2026 год

01. Запустить ЭДО в Эмиратах с нуля (2025-2026)

• Разработана архитектура M-Files (предположительно) — Odoo с маршрутами Contract— PO— Invoice —Payment.
• Внедрена e-подпись (DocuSign / Adobe Sign).
• Запущено e-invoicing (Sovos / Fonoa, MoF UAE Sandbox — Production).
• Сформирована и обучена минимально необходимая команда документооборота в Дубае.
• ≥80% транзакций пользователей проходят в цифровом виде.

02. Завершить цифровизацию ЭДО в России (2026)

• 99% транзакций и документов проходят в ЭДО.
• Интеграция внутренних систем с Диадок / Контур.
• Бумажные операции в фулфилмент-бизнесе ≤ 1
• SLA по обработке документов ≤ 1 дня.
• 100% пользователей информационно-торгового бизнеса работают в ЭДО.

Ожидаемые результаты к концу 12 недель

• Есть утверждённая архитектура и схема данных M-Files (предположительно)— Odoo — Sovos/Fonoa.
• Подписаны первые документы через e-signature.
• Протестированы первые e-invoice в MoF Sandbox.
• Сформирована минимальная операционная команда документооборота в Дубае.
• Готов план перехода на цифру (2025–2026) с метриками и ответственными.

Ориентиры скорости / метрик

• Время согласования документа в MVP-потоке ≤ 2 дня.
• Не менее 10 пользователей вовлечены в тестовый контур.
• 100% маршрутов документированы в M-Files (предположительно).
• Подтверждена юридическая применимость e-подписей.

Какие компетенции нужны

Уровень и опыт

• Уровень — Lead, опыт в проектировании и управлении системами ЭДО, документооборота, или DMS/ERP-проектов.

Hard-Компетенции

• Вы умеете проектировать архитектуру документооборота — видите взаимосвязи между юридическими, финансовыми и операционными процессами; умеете выстраивать логику движения документов (Contract — PO — Invoice — Payment) в системах M-Files, Odoo, ERP и ЭДО-провайдерах.
• Вы умеете разрабатывать и автоматизировать маршруты согласования (workflow) — знаете, как описывать жизненный цикл документа, задавать роли и статусы, внедрять SLA и эскалации, сокращая время обработки без потери контроля.
• Вы умеете внедрять и интегрировать e-invoicing и e-подпись — понимаете требования и форматы UAE MoF, KSA ZATCA, PEPPOL, ФНС РФ; умеете выбирать провайдеров (Sovos, Fonoa, Диадок, Контур) и настраивать обмен юридически значимыми документами.
• Вы умеете управлять качеством данных и аналитикой ЭДО — настраиваете контроль метаданных, дашборды по SLA, статусам и ошибкам; умеете доказывать эффективность решений цифрами (скорость, охват, стоимость операции).
• Вы умеете строить и развивать команды и процессы ЭДО — умеете объединять юристов, финансистов и IT вокруг единой архитектуры, задавать стандарты и культуру работы с документами, обеспечивая устойчивую систему, а не ручное администрирование.

Soft-Компетенции

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи, составляете отличные документы и инструкции. Вам нужно будет много общаться с различными внутренними и внешними агентами, решать спорные ситуации, доносить позицию компании.
• У вас хорошо развито лидерство — вы умеете достигать результата ресурсами команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от специалистов по сортировке, до инженеров-архитекторов. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

Что мы предлагаем

• Возможность создать международную систему ЭДО с нуля и довести её до 100% охвата.
• Работа в команде, которая формирует финансово-юридическое ядро группы.
• Среда, где ценят скорость, смысл и измеримость результата.
• Мы поддерживаем гибридный формат работы – вы сможете совмещать работу из дома с визитами в наш офис в г. Дзержинский или в Дубае.